Табельный номер работника. Табельный номер сотрудника как присваивается. Присваивание табельных номеров уволившихся вновь принятым сотрудникам

На многих крупных и средних предприятиях действует кадровая система табельных номеров. Работники даже могут не знать о существовании у них в организации особого учетного кода. При поступлении на работу для каждого специалиста используют новое кодовое обозначение, чтобы избежать повторов. Как присваивается табельный номер сотрудника, читайте в статье.

Как работает система табельной нумерации персонала

Сначала о том, что такое табельный номер работника. Табельные шифры прописывают в личных карточках сотрудников после оформления их приема на предприятие. Эти коды сохраняют свою актуальность на протяжении всего периода действия трудового соглашения с физическим лицом.

При увольнении работника высвободившийся номер не задействуют в отношении других лиц. Этот код сохраняют за человеком на случай его повторного трудоустройства в фирму.

В кадровом учете табельный номер применяют для таких целей:

• идентификация сотрудника в первичной кадровой документации;
• указание номеров в бухгалтерских формах при начислении зарплаты;
• оперативный анализ по работникам, основанный на выборках по табельным кодам.

Отсюда становится понятно, нужны ли табельные номера. Это действительно очень удобно.

Однако обязателен ли табельный номер? Формально – нет, поскольку законодательной регламентации процедуры присвоения табельных кодов фактически не существует.

На сегодня, как присваивается табельный номер сотрудникам организации можно узнать из актов периода СССР. Так, работодатели, решившие внедрить в кадровый учет эту систему идентификации членов трудового коллектива, ориентируются на положения от 27 апреля 1973 года – это совместное письмо Госкомтруда № 75-АБ, Минфина № 89 и Центрального стат. управления № 10-80.

В пункте 18 этого письма сказано, как присваиваются табельные номера. Такой код должен быть у каждого работника, который трудоустроен:

• временно;
• на постоянной основе;
• на один сезон.

Табельный номер

Та́бельный но́мер - уникальный номер работника предприятия, учреждения, организации или её крупного структурного подразделения, под которым работник фигурирует во внутренних документах, прежде всего в личном деле, табеле (от которого происходит название) и документах на выплату заработной платы .

Табельный номер работника является уникальным в пределах организации или структурного подразделения, имеющего собственный отдел кадров и бухгалтерию , он присваивается однократно при поступлении на работу, никогда не изменяется. В одних организациях после увольнения работника он уже не может присваиваться другим работникам, поступающим на работу позже, а в других это разрешено. Обычно табельные номера присваиваются, начиная с единицы (под номером 1 обычно фигурирует первый руководитель предприятия), каждый следующий номер на единицу больше предыдущего.

Wikimedia Foundation . 2010 .

Смотреть что такое "Табельный номер" в других словарях:

Табельный номер - на дней (не считая времени нахождения в пути) с « » 20 года по « » 20 года Действительно по предъявлении паспорта Руководитель должность подпись расшифровка подписи Отметки о выбытии в командировку, прибытии … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

НОМЕР, ТАБЕЛЬНЫЙ - номер, присваиваемый каждому работнику при приеме на работу. Он проставляется на всех документах по учету личного состава, выработки и заработной платы. В случае увольнения или перевода на другую работу табельный номер, как правило, не может… …

ТАБЕЛЬНЫЙ УЧЕТ Юридическая энциклопедия

Учет рабочего времени каждого работника. Осуществляется в табеле, в котором указываются табельный номер каждого работника, его фамилия, имя, отчество, сведения о рабочем времени за каждое число месяца … Энциклопедический словарь экономики и права

номер - а; мн. номера/; м. (от лат. numerus число) см. тж. номерок 1) Порядковое число предмета в ряду других однородных. Но/мер дома. Но/мер телефона. Но/мер документа. Н … Словарь многих выражений

А; мн. номера; м. [от лат. numerus число] 1. Порядковое число предмета в ряду других однородных. Н. дома. Н. телефона. Н. документа. Н. рейса, маршрута. Н. билета. Н. задачи. Трамвай н. восемь, сорок два. Узнать, записать, запомнить, вспомнить,… … Энциклопедический словарь

УЧЕТ, ТАБЕЛЬНЫЙ - учет при помощи первичного документа табеля явок на работу и использования рабочего времени охватывающий всех работников организации. Каждому работнику присваивается определенный табельный номер, который указывается во всех документах по учету… … Большой бухгалтерский словарь

УЧЕТ, ТАБЕЛЬНЫЙ - учет явок на работу и использование рабочего времени каждого работника за каждый рабочий день, осуществляемый при помощи первичного документа табеля. Т.у. производится методом регистрации отклонений (неявок, опозданий и т.д.). В табеле отражаются … Большой экономический словарь

Заработная плата - (Wages) Важнейшее средство повышения заинтересованности работников Участие трудящихся в доле вновь созданных материальных и духовных благ Содержание Содержание. > заработная плата - это важнейшее средство повышения заинтересованности… … Энциклопедия инвестора

И (устар.) нумер, а, мн. номера и (устар.) нумера, м. 1. Порядковое число предмета в ряду других однородных. Номер дома. Номер телефона. Номер документа. □ [Войницын] брал билет, показывал нумер и шел садиться к окну, пока предшественник его… … Малый академический словарь

Далеко не все сотрудники организаций знают, что такое табельный номер, а многие даже не догадываются, что он существует. Но вот сотрудники отдела кадров обязаны вести учет персонала, используя табельный номер. Порядок присвоения, а также основные особенности этого понятия рассмотрим более подробно.

Определение

Под табельным номером можно понимать специальный цифровой код сотрудника. Присвоение табельного номера работнику происходит в начале трудовой деятельности в конкретной организации. Табельные номера не повторяются, и для каждого работника существует индивидуальный код. На протяжении всей трудовой деятельности в конкретной компании номер сотрудника не меняется.

Даже в случае, когда человек по каким-либо причинам уволился из организации, но через некоторое время вернулся, ему присваивается тот же табельный номер.

Для чего нужен

Присвоение табельного номера сотруднику организации необходимо для того, чтобы:

1. Облегчить работу бухгалтерии по обработке данных о внутреннем движении персонала.
2. Внести по тому или иному сотруднику отметки, позволяющие производить в дальнейшем расчеты.
3. Найти необходимую информацию о заработной плате, больничных, отпускных, отгулах и т.д. по сотрудникам.

Самым главным предназначением табельного номера считается учет рабочего времени каждого сотрудника. Для этого уполномоченный работник фиксирует время прихода и ухода каждого из персонала, а также промежутки времени, которые тратятся на обед, отлучки и т.п. В дальнейшем это поможет подсчитать, насколько эффективно сотрудник отработал положенные рабочие часы. Исходя из этого, начисляется зарплата.

Есть определенные нормы по часам, которые должны соблюдаться:

• 40 ч - полный рабочий день;
• 20 ч - сокращенный рабочий день;
• неполный рабочий день (зависит от определенных условий, согласовываемых между сторонами при приеме на работу).

Кто должен присваивать и кому

Табельный номер сотрудника присваивается уполномоченным лицом, которое ведет кадровое делопроизводство организации. Это может быть сам руководитель, бухгалтер, секретарь, работник отдела кадров. Данный сотрудник должен вести реестр и учет присвоенных номеров, контролировать правильность их использования.

Каждый сотрудник, который официально работает на предприятии, должен иметь табельный номер. Порядок присвоения табельных номеров не установлен какими-либо нормативными актами, поэтому организация вправе определять его самостоятельно. Табельный номер присваивается:

• работающим на постоянной основе;
• являющимся временными сотрудниками;
• являющимся внешними совместителями;
• работающим по срочному договору.

Важно помнить, если дело касается внутреннего совместителя, то присваивать ему еще один табельный номер не нужно. А вот при это вполне целесообразно.

Как присвоить номер

Согласно кадровому и бухгалтерскому учету, каждому работнику должен быть присвоен табельный номер. Порядок присвоения кода основывается на хронологическом порядке. Другими словами, у каждого сотрудника свое единичное значение. И у каждого последующего работника код увеличивается согласно счету. Для кодировки используют арабские цифры. Нельзя использовать другие знаки - точки, кавычки и т.п.

Но ни в одном законодательном нормативе не сказано, как именно присваивается табельный номер. Это не регламентирует и трудовое право. Трудовой договор также должен содержать код сотрудника, который присваивается при приеме на работу.

Так как табельный учет позволяет держать в порядке всю документацию, то при назначении цифрового кода сотрудника лучше всего придерживаться следующих правил:

1. Вести табельный учет должен один человек.
2. Присваивать код необходимо сразу же, как только вновь прибывший сотрудник подал документы для оформления.
3. Должна соблюдаться хронология при присвоении номера.
4. Цифровой код должен быть внесен в приказ о приеме сотрудника на работу.

Номера уволившихся

Многие специалисты, которые ведут табельный учет, задаются вопросом - можно ли присвоить табельный номер уже уволившегося сотрудника вновь устроившемуся? Данный вопрос не рассматривают ни федеральное законодательство, ни трудовое право. Трудовой договор также не содержит никаких сведений о табельных номерах. Следовательно, кадровикам приходится опираться на уже существующую практику. А именно в некоторых компаниях могут поступать следующим образом: если по прошествии 12 месяцев сотрудник не вернулся на рабочее место, его табельный номер может быть присвоен новому работнику.

Регистрация

Выше разъяснялось, что собой представляет табельный номер, порядок присвоения данного кода и некоторые его особенности. Далее выясним, как ведется учет табельных номеров. Для этого в компании ведется специальный журнал, где фиксируется следующая информация:

1. Реквизиты сотрудника (фамилия, имя, отчество).
2. Дата приема на работу.
3. Должность.
4. Специальность.
5. Номер трудового соглашения, дата его составления.
6. Структурное подразделение, в котором работает сотрудник.
7. Табельный номер сотрудника.

Ведение табельного учета является довольно важным фактором делопроизводства. И как выяснилось, при присвоении номера каждому работнику нужно руководствоваться определенными правилами. Впрочем, каждая организация может разработать свою модель учета персонала и следовать именно ей. Так как регламентированных правил нет, то и отступление от вышеизложенного не ведет ни к каким штрафным санкциям. Главное помнить, что правильно организованный табельный учет существенно облегчит работу и бухгалтерии, и кадровым специалистам.

Табельный номер представляет собой реквизит, который используется в кадровом учете. С помощью табельного номера во внутренних бумагах компании отображается отдельный человек, а не просто штатная единица.

Когда для внутреннего кадрового учета и учета рабочего времени работодатель использует унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом, табельный номер является одним из обязательных реквизитов. Без него корректно заполнить бланки будет невозможно. В статье рассмотрим как присвоить табельный номер сотруднику.

Табельный номер

Табельный номер – это уникальный цифровой код (в рамках одного работодателя), который присваивается сотруднику. Цифровое сочетание должно быть простым, но при этом позволять идентифицировать любого сотрудника, чтобы путаницы при заполнении кадровых бланков не возникало. В крупных компаниях, когда отдельные структурные подразделения имеют свою кадровую и бухгалтерскую службу, сотрудникам коды присваивают в пределах одного отдела.

Важно! Присваивается номер каждому новичку в хронологическом порядке. Полученный код не будет меняться, если работника переведут или изменятся его паспортные данные.

Кому присваивается табельный номер

Табельные номера, позволяющие идентифицировать сотрудников, присваиваются работникам:

• заключившим с работодателем бессрочный трудовой договор;
• трудящимся по срочному трудовому договору;
• внешним совместителям;
• сезонникам.

Для чего присваивается табельный номер

Табельный номер необходим для внутреннего применения. Они, как правило, не указываются в исходящих документах, но используются в документах по учету отработанного времени, приказов по личному составу и др.

Присвоение сотрудникам идентифицирующих номеров позволяет:

• сделать более простой обработку данных по кадрам;
• отслеживать перемещение сотрудников при внутренних переводах в другие подразделения;
• вносить специальные отметки при присвоении номера, позволяющие облегчить учет или устанавливающие специальный порядок выплат;
• в оперативном порядке сформировать запрос по отдельному сотруднику, получать сведения о начисленной или выплаченной зарплате сотрудника, его больничных, отгулах, отпусках и др.

Важно! Главной причиной использования табельных номеров для сотрудников является учет рабочего времени, отработанного каждым. Они используются при учете и фиксации времени явки сотрудника на работу или ухода домой, перерывов на обед и просто отлучек по своим делам.

С помощью номеров работодатели могут получать достоверные сведения относительно того, как работник использует свое рабочее время. Они могут контролировать этот процесс, учитывать его в системе оплаты труда.

Где отражаются табельные номера

Помимо личных данных сотрудника и наименования его должности, табельный номер указывается в:

• приказе о приеме на работу (восстановлении на работу, увольнении);
• приказе на отпуск (командировку, о переводе);
• табеле учета рабочего времени;
• графиках сменности, штатной расстановке;
• командировочном удостоверении;
• различных регистрационных журналах (книгах).

Порядок действий при присвоении табельного номера сотруднику

Утвержденного порядка действия по присвоению табельного номера работнику нет. Законодательно не предусмотрен определенный порядок присвоения табельного номера работодателем. В связи с этим работодатели вправе самостоятельно разработать свой порядок действий и закрепить свой алгоритм в локальных нормативных актах.

Алгоритм действий может быть оформлен в виде инструкции или положения, в котором подробно будут указаны правила присвоения номера, учета и контроля номеров в компании. Если для учета применяются автоматизированные средства для кадрового и бухучета, то код будет присваиваться автоматически в программе при регистрации нового работника . Однако, многие работодатели до сих пор ведут учет вручную и отражают табельные номера в регистрационных журналах. Ответственным за ведение и хранение журнала назначается один из сотрудников компании: кадровый специалист, бухгалтер или делопроизводитель. Такая обязанность, как присвоение принимаемому сотруднику табельного номера возлагается на кадровика приказом. Если рассматривать крупных работодателей, то функция по присвоению табельных номеров является обязанностью табельщика. Помимо непосредственного присвоения номера, табельщик или иной ответственный сотрудник также ведет их реестр, а также контролирует правильность присвоения или использования номера.

Важно! Если работодатель переходит на новый вид программного обеспечения, то табельные номера сотрудников при переносе в новую систему должны остаться без изменений.

Как присвоить табельный номер сотруднику

Если у нового кадрового сотрудника возникают сложности в присвоении табельного номера работнику, то ему нужно опираться на внутренние правила компании, а также общепринятые стандарты.

Большая часть работодателей использует единый порядок присвоения табельного номера, который не меняется уже на протяжении нескольких десятилетий. Для начала составляют общий список номеров с единицы. Причем, под первым номером, как правило, указывают директора, под вторым – его заместителя и т.д., пока все сотрудники не будут пронумерованы.

При составлении приказа о приеме на работу новый работник получает свой номер. Это может происходить как автоматически, так и вручную, учитывая хронологический порядок и без пропусков.

К примеру, если в штатной расстановке указаны 125 записей о работниках, то новому сотруднику будет присвоен табельный номер 126. Исключением из правил является прием на работу прежнего уволившегося сотрудника, который уже имел свой табельный номер. В этом случае возможно использование прежнего кода.

Однако, происходит такое на практике довольно редко. При повторном приеме на работу уволенного сотрудника, с ним заключают новый трудовой договор, что говорит о начале новых трудовых отношений. Соответственно, и номер присваивается новый.

Формат табельного номера обычно представлен арабскими цифрами. Никаких посторонних символов в нем нет. Не используются такие символы, как тире, дефис, римские цифры, индекс или буквенное сочетание. Однако и прямого запрета на применение указанных символов тоже нет. Но обычно табельный номер выглядит следующим образом: «123». А такие номера, как «123ФИО» или просто «ФИО» (например, с использованием инициалов) встретить можно довольно редко.

Как присвоить табельный номер внутреннему совместителю

Внутреннее совместительство представляет собой выполнение работ одним сотрудником по нескольким должностям в пределах одной компании. Все поручения своего работодателя внутренний совместитель выполняет только в свободное время от занятости по своей основной должности. При внутреннем совместительстве с сотрудником заключают отдельный трудовой договор.

В связи с тем, что с одним работником при внутреннем совместительстве заключается несколько трудовых соглашений, то и табельные номера целесообразнее присваивать по каждому. То есть, если работник занят на двух должностях, то ему присваивается два номера, если на трех – то три и т.д.

Заключение

Как правило, каждому новому работнику, с кем работодатель подписывает трудовой договор, присваивается табельный номер. Исключением не являются такие работники, как надомники, сезонники или сотрудники, занятые на условиях неполного рабочего времени. Не присваивается табельные номера только тем работникам, с кем трудовые отношения оформлены гражданско-правовым договором (договор подряда, договор оказания услуг).

С таким понятием, как табельный номер, сотрудники предприятий и организаций сталкиваются далеко не всегда. Более того, рядовые работники могут просто-напросто даже не знать о его существовании. А вот специалисты кадровых отделов обязаны вести табельный учет персонала. И это лишь часть кадрового делопроизводства, которое является настоящей наукой, имеющей свои законы, правила и порядки. При этом, раздел о табельных номерах занимает в ней хоть и не вполне официальное, но довольно значительное место.

Что такое табельный номер

Как уже понятно из самого названия, по сути, табельный номер – это специальный цифровой код работника. Он присваивается человеку с момента начала исполнения им трудовых обязанностей. Табельные номера не повторяются и для каждого сотрудника такой шифр является строго индивидуальным. На протяжении всего периода работы человека в той или иной компании его табельный номер остается неизменным.

Даже если работник в какой-то момент уволился из организации, но потом принял решение в нее вернуться, ему будет присвоен прежний табельный номер.

Надо сказать, что табельный учет редко используется в маленьких фирмах, но, как правило, он в обязательном порядке применяется на средних и крупных предприятиях.

Для чего нужны табельные номера

Присвоения работникам предприятия особенных цифровых комбинаций преследует сразу несколько целей:

• облегчение работы специалистам отдела бухгалтерии по обработке и фиксации данных о внутренних перемещениях сотрудников;
• табельный номер используется для внесения по тому или иному работнику различных отметок, которые позволяют в дальнейшем более просто и правильно рассчитать такие параметры, как заработная плата и сопутствующие налоги;
• данные цифры дают возможность легко найти всю информацию о зарплате, больничных, отгулах, сверхурочных часах, отпусках и т.д. по тому или иному работнику.

Но, все же, основное предназначение табельного номера – учет времени, проводимого сотрудником непосредственно на рабочем месте. Для этого, уполномоченные работники предприятия фиксируют время прибытия персонала с работы и ухода домой, всевозможные отлучки на обед, по личным делам и т.д. В дальнейшем эти сведения позволяют определить, отработал ли человек положенное время или может быть у него была переработка, и, исходя из этого, начислить ему заработную плату.

Если говорить о времени, которое сотрудник должен проводить на рабочем месте, то тут существует три основных варианта.

1. Полный рабочий день (40 часов в неделю).
2. Сокращенный рабочий день (20 часов в неделю и менее).
3. Неполный рабочий день (количество часов определяется в индивидуальном порядке отдельным соглашением между работодателем и сотрудником).

Чаще всего последние два пункта применяются к студентам, несовершеннолетним, пенсионерам, людям с ограниченными возможностями и некоторым другим категориям граждан.

Кто присваивает табельный номер работнику

В каждой организации, ведущей подобный учет персонала, должен быть специалист, на которого возложена данная обязанность. Как правило, это либо руководитель подразделения, либо сотрудник кадрового отдела, которые впоследствии передают данные в бухгалтерию, либо непосредственно бухгалтер, либо специальный табельщик. Последнее особенно распространено на крупных промышленных предприятиях. Уполномоченный работник ведет реестр и учет присвоенных шифров, контроль за правильностью их присвоения и использования

Кому присваиваются табельные коды

Табельные номера должны присваиваться всем сотрудникам предприятия, на котором ведется табельный учет. В частности:

• тем, кто устроен на постоянной основе;
• временным сотрудникам;
• внешним совместителям;
• сезонным работникам.

Внимание! Если работник совмещает должности в рамках одного структурного подразделения или отдела, заводить на него отдельный табельный номер не нужно. Однако, если его вторая работа находится вне данной организации или в другом подразделении, то присвоение табельного номера является вполне целесообразным.

Как присваивается табельный номер

По общепринятым правилам кадрового и бухгалтерского учета, табельные номера должны присваиваться с единичного значения. По мере увеличения численности сотрудников данная цифра, соответственно, растет в хронологическом порядке, без пропусков. Для шифровки табельного номера используются только арабские цифры, без внесения каких либо других символов, типа точек, кавычек, дефисов и т.д.

Однако, вышеприведенная информация не является строго обязательной. Дело в том, что в законе нет ни специальных пунктов, ни каких-либо нормативных актов, регламентирующих присвоение табельных номеров. Так что, чисто теоретически, каждое предприятие вправе самостоятельно решать, как именно разрабатывать и применять к сотрудникам эти цифровые коды, а также корректировать их в дальнейшем.

Поскольку табельный учет позволяет держать порядок в ведении внутренней документации, то при назначении табельных номеров желательно придерживаться следующих рекомендаций:

1. Заниматься табельным учетом должен строго определенный сотрудник;
2. Присваивать табельный номер нужно сразу же после подачи вновь принятым работником всех необходимых документов для оформления или же в его первый рабочий день;
3. При присвоении табельных цифровых комбинаций надо соблюдать хронологию, исключая пропуски;
4. Необходимо доводить до сведения работника числящийся за ним цифровой код;
5. Обязательно вносить индивидуальный номер в .

Присваивание табельных номеров уволившихся вновь принятым сотрудникам

Рано или поздно практически все специалисты, занимающиеся табельным учетом на предприятиях и организациях, задаются вопросом: можно ли повторно присваивать табельные номера? Поскольку законодательно это никак не регламентируется, то здесь приходится опираться на сложившуюся практику. А она такова, что обычно уже использовавшиеся номера либо не находят дальнейшего применения, либо присваиваются новым работникам по прошествии, не менее чем одного года с того времени, как был уволен ранее числившийся на нем сотрудник.

Где регистрируется учет табельных номеров

Предприятия, пользующиеся табельным учетом сотрудников, ведут, как правило, и журнал учета табельных номеров . В нем фиксируются следующие данные:

• фамилия, имя, отчество работника;
• дата приема его на работу;
• должность и специальность;
• номер трудового договора и его дата;
• структурное подразделение, в котором он числится;
• собственно сам табельный номер.

ФАЙЛЫ

Подводя итог вышеприведенной информации, можно сказать, что ведение табельного учета является довольно важной составляющей частью кадрового и бухгалтерского делопроизводства. Однако, при присвоении табельных номеров следует руководствоваться некоторыми правилами, которые каждое предприятие вправе разработать самостоятельно. Впрочем, их нарушение не ведет ни к каким санкциям со стороны контролирующих органов. Тем не менее, безупречный табельный учет существенно облегчает и оптимизирует работу кадровых и бухгалтерских отделов, позволяя избегать ошибок в начислении заработной платы и иных выплат.