Как написать инструкцию. В каких случаях должностная инструкция обязательна? Порядок разработки должностной инструкции

Набор инструкций должен помочь читателю выполнить задачу быстро, эффективно и успешно. Важно предусмотреть каждую деталь. Пропуски или ошибки могут расстроить читателя. Используйте наши рекомендации, чтобы написать набор инструкций.

Шаги

Часть 1

Подготовка к написанию инструкции

    Изучите свою целевую аудиторию. Это первое, что нужно сделать при написании инструкции. Для кого вы пишете? Эти люди эксперты или новички? Знание аудитории помогает вам правильно подбирать слова, использовать необходимую степень детализации и методику структурирования информации.

    • Например, если вы объясняете как испечь торт профессиональному шеф-повару, то вам нет необходимости объяснять как перемешивать ингредиенты, почему важно довести яйца до комнатной температуры или разницу между обычной и блинной мукой. Если же вы объясняете это тем, кто не умеет готовить, наличие этих определений и пояснений может повлиять на вкус готового торта.
    • Лучше проявите излишнюю осторожность и не относитесь к аудитории как к экспертам. Тогда ваши инструкции будут понятными и их легко будет соблюдать.
  1. Укажите все необходимые инструменты. Прежде чем начать, вы должны четко перечислить, что требуется для успешного выполнения инструкции. Это может быть список ингредиентов или необходимого инвентаря.

    Выполните задачу. Лучший способ написать полезную инструкцию – самому проделать процесс выполнения задачи. Таким образом вы запишете все подробности. Если вы будете восстанавливать процесс по памяти, вы можете не вспомнить все детали. Затем найдите того, кто выполнит задачу по вашим записям. Пусть они прокомментируют любые странные или непонятные действия, упомянутые в тексте.

    • Будьте внимательны и не упустите ничего. Если вы пропустите важные шаги, то читатель не сможет выполнить задание. Также убедитесь, что все действия указаны в правильном порядке.
    • Например, если вы говорите «Перемешайте ингредиенты миксером. Поместите в духовку, разогретую до температуры 350 градусов», читатель может подумать, что вы помещаете миску для смешивания в духовку.
  2. Используйте слова, обозначающие действия. Инструкции должны быть наполнены словами-действиями и описаниями. Начните с глаголов действия. При этом читатель получает четкий призыв к действию. Каждый этап должен звучать как команда, используйте повелительное наклонение.

    • В определениях или объяснениях старайтесь использовать краткие конструкции.
    • Например, скажите «Добавьте два яйца» вместо «В тесто для торта следует добавить два яйца».
  3. Добавляйте только необходимую информацию. Когда добавляете дополнительную информацию, убедитесь, что используете только необходимое. Спросите себя: «Нужно ли читателю знать это определение, чтобы понимать инструкцию?» или «Нужен ли читателю этот совет для успешного выполнения инструкции?»

    • Воздержитесь от добавления ненужной информации. Ненужные определения, этапы или сведения могут запутать ваших читателей, усложнить выполнение инструкции.
  4. Используйте обращения. Текст инструкции следует составлять как разговор с читателем. Для этого используйте слово «вы». С ним вы лично проведете читателя через все пункты.

    Будьте конкретны. Инструкция должна быть предельно конкретной. Пишите только о том, что необходимо знать. Указывайте, в какую сторону поворачивать ключ, сколько ног используется при ходьбе или как должен выглядеть готовый торт.

    • Приводите точные величины. Если кому-то нужно отрезать 7,8 см от доски, так и говорите.
    • Например, при составлении кулинарного рецепта не ждите до четвертого этапа, чтобы сказать: «Перед тем как смешивать ингредиенты, просейте муку и нагрейте яйца до комнатной температуры.»
  5. Располагайте действия последовательно и используйте наречия времени. Это поможет соединять этапы между собой, а также ваши мысли будут выглядеть более связно. Инструкции вообще состоят из последовательных действий и вводных слов. Это помогает читателю шаг за шагом понимать инструкцию.

    • Некоторые вводные слова: во-первых, далее, затем, наконец, после, прежде.

Часть 3

Структура инструкции
  1. Напишите вводную часть. Прежде чем приступить к подробным инструкциям, необходимо кратко ввести читателя в курс дела. Во введении объясняется, что читатель сможет сделать после прочтения инструкции. В нем также содержится обзор всех действий. Оно должно быть кратким и доходчивым.

    Расположите свои инструкции в порядке необходимости. Инструкции составлены из последовательных взаимосвязанных действий. Перед тем как сесть за написание инструкции, вы должны решить, какие шаги являются необходимыми. То есть вам нужно выбрать то, без чего нельзя начать выполнение поставленной задачи.

    Разбейте инструкцию на отдельные задачи. В большинстве инструкций для успешного завершения всего процесса необходимо выполнить несколько задач. Организация инструкции в форме отдельных пунктов для каждого этапа поможет легко читать и понимать ее.

    Четко маркируйте каждую задачу. Для того, чтобы помочь читателю понять инструкцию, отмечайте каждый ее раздел понятными словами. Заголовок задачи должен включать в себя то, чему посвящена конкретная задача или ее часть. Читатель должен понять задачу, которую будет выполнять, прежде чем приступит к ней.

  2. Помещайте каждый этап в одно предложение. Эти предложения должны быть короткими; каждое предложение должно включать только один этап. Это гарантирует, что вы разобьёте задачу на отдельные действия, вместо того, чтобы разбивать на несколько действий каждый этап.

    • Если этап включает в себя смежное действие, которое должно быть завершено в нем же, последовательно объясните действие в том же предложении. Например, «Перед заливкой торта в форму покройте поверхность кастрюли жидкостью от пригорания» или «Покройте поверхность кастрюли жидкостью от пригорания. Затем залейте торт в форму.»

Определённость – это важная составляющая порядка. Устраиваясь на работу человек чётко должен понимать – что от него требуется. А поэтому его задачи и обязанности должны быть где-то закреплены . Проинструктировать новобранца можно и на словах, и на примере, но всё же лучше закрепить функции на бумаге, под которыми будет стоять его подпись . Только ни один нормативный акт не объясняет, как написать должностную инструкцию, как и не ясно – кто должен этим заниматься. Если задача по составлению инструкций ляжет на вас, можно воспользоваться правилами, описанными ниже.

Что такое должностная инструкция

Инструкция представляет собой такой документ, из которого видно:

  • что конкретно сотрудник должен делать на работе;
  • как он обязан работать;
  • что должен знать и уметь;
  • на что имеет право.

Инструкции не именные, каждый вид рассчитан на применение в отношении конкретной должности и квалификации . Составлять инструкции нужно в трёх копиях:

  • одна – в дела отдела кадров;
  • вторая – в дела начальника подразделения;
  • третья – сотруднику.

Внимание!

Важно : подпись сотрудника под инструкцией должна стоять обязательно – это единственное доказательство того, что он знает, что должен делать, а что – нет.

Не будет подписи – ничем не докажешь, что работник не выполняет своих обязанностей . А поэтому и уволить его за плохую работу будет нельзя.

Разработка должностной инструкции

Чтобы составить полный и грамотный документ, для начала нужно запастись информацией :

  • по какой должности и квалификации разрабатывается инструкция;
  • что обязан знать инструктируемый;
  • с кем обязан взаимодействовать инструктируемый в процессе работы;
  • виды работ, входящие в обязанности инструктируемого;
  • условия работы.

Где взять сведения по должностям


Сведения по должностям – это главный момент в написании инструкции
, потому что на первоначальном этапе важно «отделить зёрна от плевел», то есть нужно выбрать именно тот перечень работ, который подходит именно конкретному работнику в соответствии с его должностью и квалификацией именно для вашего предприятия . Например, токарь второго разряда не обязан знать то, что положено знать токарю четвёртого разряда.

Ещё советскими законодателями активно разрабатывались всевозможные справочники профессий, которые не только применяются и сегодня, но и актуализируются.

Требования к руководителям или служащим можно найти в Постановлении Минтруда №37 . А сам перечень должностей и список требований к ним .

Но этот справочник касается только руководящего состава и специалистов . Требования же к рабочим профессиям просто так не разместить в статье, но можно найти их по ссылке на ЕТКС : http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?base=LAW&n=92907&req=doc .

В представленном окне приведена таблица, в третьем столбце которой сначала нужно найти вид работ (сварочные, например, или литейные), а уже в открывшемся по ссылке окне вы найдёте требуемые материалы по профессиям и разрядам.

Внимание!

Важно: в приведённых справочниках представлены не только виды работ в соответствии с должностью, но и объём знаний, которыми должен обладать инструктируемый.

Нюанс : вам могут и не понадобиться некоторые требования, ведь справочники типовые. Поэтому посоветуйтесь с начальником отдела, где будет работать инструктируемый – пусть он отбросит всё лишнее . При этом можно добавить свои!

Информация об условиях работы

Эту информацию вы должны искать прямо на рабочем месте, где будет работать новобранец. Так как по специфике работы вы имеете право требовать информацию у любых работников организации, обяжите непосредственного руководителя новобранца предоставить сведения о таких условиях работы:

  • каким оборудованием будет пользоваться инструктируемый (вид, модель);
  • взаимодействие с другими членами коллектива;
  • об инструментарии;
  • о поведении на рабочем месте (что можно, что нельзя).

Оформление ДИ

Сама инструкция может состоять из нескольких разделов :

  1. Общие положения :
    • назначение документа (например: инструкция определяет права, обязанности, ответственность и условия работы по специальности);
    • категория должности (руководитель, специалист, рабочий и т.п.);
    • как назначается должность (по конкурсу, по приказу и т.п.);
    • сведения о замещении (на время отсутствия – кто может заместить сотрудника);
    • требования к квалификации (образование, стаж, наличие прав или лицензий и т.п.);
    • список правовых актов или документов, знание которых обязательно.
  2. Должностные обязанности . В этом разделе нужно перечислить все виды работ по должности, взятые из справочников и дополненные своим списком.
  3. Права сотрудника . Сотрудник, например, может иметь право самостоятельно принимать решения по каким-то конкретным вопросам, а также повышать квалификацию, вносить креативные и новаторские предложения.
  4. Взаимоотношения . Тут перечислите, с какими сотрудниками или отделами нужно взаимодействовать в процессе работы, кто кому подчиняется. Можно также сюда включить порядок и сроки согласования документов.
  5. Ответственность . Здесь можно перечислить конкретные нарушения, за которые сотрудник будет отвечать и соответствующие наказания. Например, за брак – неначисление премии.

Утверждение ДИ

Итак, как только проект инструкции вы разработали, нужно его согласовать:

  • с юристом;
  • с руководителем отдела, в чьём подчинении должность по инструкции;
  • с директором.

Внимание!

Нюанс : письмом Роструда №3520-6-1 должностные инструкции признаны организационными документами, поэтому с профкомом согласовывать их не нужно, если только нет такого требования в вашем Положении об ОК или колдоговоре.

Приказ об утверждении ДИ тоже не нужно издавать, достаточно грифа утверждения директора.

Положение о должностных инструкциях

Это такой локальный акт, который описывает вышеприведённые правила. Именно в соответствии с ним инструкции должны будут разрабатываться, утверждаться, применяться и храниться .

Разработка Положения не обязательна, но оно существенно облегчает работу кадровика, так как является своеобразной инструкцией по написанию инструкций, потому что объясняет, как написать должностную инструкцию.

Составные части Положения :

  • гриф утверждения;
  • в какой области применяется Положение;
  • общие положения о ДИ;
  • должностное лицо, ответственное за разработку инструкций (должностное лицо – это сотрудник, выполняющий распорядительные функции. Им может быть и начальник ОК, и начальник другого подразделения);
  • требования по оформлению, содержанию и согласованию ДИ;
  • как пересматриваются и изменяются ДИ;
  • порядок ознакомления с инструкциями;
  • порядок их хранения.

За образец Положения .

Снова здравствуй, уважаемый хабралюд!

В продолжении своего поста решил написать, как лучше всего создавать инструкции для пользователей и администраторов.

Всем, кому интересно, прошу под хабракат.

KISS
Принцип Keep It Simple Stupid хорошо известен в программировании, но почему-то его редко используют для написания инструкций и руководящих документов, предпочитая растекаться мыслею по древу. В 70% ситуаций эта документация необходима только для того, что бы отмахаться от наших бодрых регуляторов, но при этом забывают, что с этой документацией придётся работать, причём не всегда технически подкованным и грамотным в области информационной безопасности людям.

Для начала напишу несколько правил, которые помогут создать рабочий и удобный документ:

1. Старайтесь разделять инструкцию для пользователей от инструкции для администраторов и офицеров безопасности. причём первые не должны содержать ссылок на вторые (они могут содержать отсылки друг к другу).
2. Делайте пошаговые инструкции, вида «взял и сделал». То есть инструкции должны описывать алгоритм действий того, на кого она направлена.
3. Каждый пункт описывайте, как отдельное действие с обязательным указанием ответственного и контактами, если они необходимы.
4. Для большей наглядности можете дополнительно нарисовать в инструкцию блок-схему действий. Это поможет пользователю наглядно понять и оценить действия, так же и вам доступно объяснить алгоритм при обучении.
5. Психологический момент - инструкция будет плохо выполняться и работать, если пользователям понятно и доступно не объяснят алгоритм на пальцах и примерах. Поэтому - НЕ ЗАБЫВАЙТЕ ПРО ОБУЧЕНИЕ!

Пример инструкции для пользователей
Ниже приведен пример инструкции по заведению аккаунта пользователя в корпоративной сети.
Clear screen/clear desk
Специфика российских организаций, работающих с советских времен и таких же умудренных опытом сотрудников такова, что у них, как правило, стол завален бумагами. Компьютер порой не выключается и не блокируется, даже когда уходят домой. Недавно лично видел, проходя поздно вечером мимо одного муниципального предприятия, как за открытыми жалюзи в закрытом на замок здании горел монитор с открытым на нём вордовским документом.
Пользователи порой не догадываются о возможных непреднамеренных утечках информации. Пускай она не конфиденциальна, возможно она только для внутреннего пользования. Но это даёт понимание, что в этой организации не заботятся о своей безопасности и могут так поступить с конфиденциалкой. А так же возможно там будет информация, ещё не отнесенная к закрытой, но уже существующая во внутреннем обороте организации.

Хорошим примером из лучших практик здесь является политики чистого стола и чистого экрана. Их можно описать так же, как я приводил пример ранее, но это будет выглядеть немного глупо, так как действия там простейшие. Лучше просто сделать набором правил:

P.S. В посте приведены скрины реально внедренных и работающих инструкции и политик. Все совпадения с существующими организациями случайны. Все названия отделов и бюро изменены.

Каждый из нас сегодня регулярно сталкивается с необходимостью изучения всевозможных инструкций по использованию того или иного товара.

Они нас сопровождают буквально повсюду. Мы покупаем бытовую технику и изучаем руководство по эксплуатации, приобретаем в аптеке таблетки от головной боли и тут же просматриваем прилагаемую инструкцию для медицинского применения.

Да что там таблетки и техника! Зайдите в простой супермаркет, возьмите в руки упаковку с макаронными изделиями. Что вы увидите на обратной стороне? Не своеобразную ли инструкцию по использованию?!

Вот здесь и начинается все самое интересное…

Характер подачи информации кардинально разнится. Иногда, кажется, что в наши руки попало секретное послание спецслужб, расшифровать которое не представляется возможным, или наоборот - взрослым людям объясняют почти на пальцах, сколько будет два плюс два.

Удобство и простота использования товара всегда являлись весомыми «рычагами» влияния на принятие ЦА решения о покупке.

Например, присматривая новый планшет в Интернете, мы при возможности обязательно скачаем и просмотрим инструкцию по его эксплуатации.

Сумели завуалировать ее непонятными терминами? Тогда получайте «в награду» отказ от покупки и радость своих конкурентов, которые предоставили клиентам адекватную, четкую и понятную инструкцию, демонстрирующую - с нашим планшетом легко «подружиться».

Написание качественного руководства по эксплуатации товара - это целое искусство. Давайте приоткроем занавес и заглянем «за кулисы» его создания.

Итак, на что же стоит обратить внимание при составлении руководства по эксплуатации, которое будет «работать» на продажи?

Детализация

Конкретика и степень детализации - те параметры, которые определяются согласно уровню подготовленности ЦА. Здесь выбирается оптимальный баланс, ориентированный на потенциального покупателя.

Например:

После нажатия ____ появляется приветственное окно.

После нажатия ____ в ____ углу клавиатуры на экране появляется приветственное окно с надписью «____».

Чаще всего встречаются инструкции, содержащие в себе более детальную информацию. Но будьте осторожны! Не стоит доводить детализацию до абсурдности и чрезмерности, иначе вы рискуете разозлить и потерять клиента:

После нажатия пальцем клавиши ____ в правом верхнем углу клавиатуры на экране появляется приветственное окно с темно-синей надписью «____», расположенной посередине.

Структурирование

Мы неоднократно рассказывали о важности структурирования информации в текстах. Такая подача облегчает восприятие материала аудиторией. Не является исключением и руководство по эксплуатации.

Сравните:

  1. Вставьте диск в дисковод.
  2. В появившемся окне нажмите ____.
  3. Выберите пункт меню ____.

Вставьте диск в дисковод, затем в появившемся окне нажмите ____, и уже после этого выберите пункт меню ____.

В первом варианте мы видим пошаговое структурирование информации. Четко, легко и понятно. Иначе выглядит и воспринимается второй вариант - он более «тяжеловесный».

Позитив и корректность

Думаете, это не важно? Ошибаетесь! Для позитивного результата нужно мыслить позитивно и говорить позитивно посредством текста с ЦА (да простят нас ярые противники тавтологии).

Никто не любит хамства и унылости. Поэтому настраивайте деликатно и очень корректно потенциальных покупателей ТОЛЬКО на позитив.

Вот как это выглядит на практике:

Достаньте монитор из коробки и аккуратно освободите его от упаковки. Придерживайте со всех сторон, чтобы сохранить его целостность.

Достаньте монитор из коробки и освободите от упаковки. Постарайтесь в процессе его не уронить и не разбить.

НЕТ трем «С»: сокращениям, синонимам и сомнениям

При составлении инструкции по использованию товара желательно избегать любой «интонационной неуверенности». Смело вычеркивайте различные «пожалуй, наверное, возможно».

Сокращения допустимы лишь в том случае, если в самом начале руководства была приведена полная формулировка, возле которой указывалась ее «сжатая форма»:

Транспортная компания (ТК) отвечает ____.

Многофункциональное устройство (МФУ) работает ____.

Операционная система (ОС) запускается ____.

Неприемлемо использование синонимов и жаргонов. Не нужно «красоваться» своей эрудицией и запутывать пользователей разной терминологией.

Если речь идет, например, о мобильном телефоне, то не стоит применять по тексту инструкции такие слова, как «мобильник», «мобила», «телефонный аппарат», «сотовый телефон» и т.д.

Мелькают частые повторения? Но вы ведь не художественное произведение создаете, а руководство по эксплуатации. Клиент должен его понять, а не оценить ваш слог и словарный запас.

Да здравствует повелительное наклонение!

Используйте повелительное наклонение - побуждайте пользователей к действию (призывайте, советуйте, предупреждайте, запрещайте).

Сравните:

Для включения телефона нужно нажать на ____.

Кнопка ____ отвечает за включение телефона.

Нажмите ____, чтобы включить телефон.

Включите телефон с помощью кнопки ____.

Последний штрих

Хуже всего, если человек ввиду «путаного руководства» не смог понять, как пользоваться товаром, и отказался от его приобретения. Поэтому…

После того, как готовая инструкция закрепилась на «экранном листе» монитора нажатием кнопки «сохранить», не лишним будет проверить - понятна ли она вашей ЦА.

Мы не занимаемся написанием «словесных полотен» с простым описанием ряда необходимых действий, а разрабатываем четкие, логичные и наглядные руководства.

Руководства по использованию, которые стимулируют пользователей к покупке.

Что такое инструкция?

Инструкция - это правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан. Основной целью инструктивной документации является обучение последовательности действий или оказание помощи в качестве справочной информации по обучению.

Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов). Постоянно издаются инструкции по заполнению и ведению бухгалтерских документов.

На каждого работника учреждения (организации) составляется должностная инструкция. Должностная инструкция имеет унифицированную форму и одинаковую для всех должностей структуру текста: общие положения, функции, должностные обязанности, права, ответственность, должностные взаимоотношения.

Инструктивная документация может быть также представлена описанием операционной системы компьютера, инструкциями по выполнению рабочего или специального задания или руководством по программному обеспечению.

Каковы основные принципы создания инструктивной документации?

Хорошие инструкции точно сформулированы, понятны, полны, последовательны и эффективны. Каждая из этих характеристик является ориентиром для автора инструкций.

Первый принцип: избегайте неопределенности. Чем более конкретна инструкция, тем лучше. Лучше сказать: «свернуть налево у большого дуба, где стоит дом с зеленой черепичной крышей с надписью «продается»», чем просто сказать: «Свернуть у большого дерева». Описывая доходчиво, избегайте слов, имеющих множественный смысл или бессмысленных. Точность - важный аспект ясности.

Второй принцип: будьте понятны. Инструкции следует готовить для конкретных получателей. Нацеливайте Ваше сообщение на предполагаемую аудиторию. Если Вы готовите документацию для компьютерной системы, Вам необходимо учесть уровень информированности о системе Вашей аудитории. Использование жаргона и акронимов может быть допустимо в одних аудиториях и неприемлемо в других. Кроме того, инструкции можно сделать более понятными, используя короткие предложения, общепринятые слова и хорошие связки.

Третий принцип: предоставляйте полную информацию. Инструкции могут быть ясными и понятными, но все же неудачными, если они неполные. Если упустить какой-нибудь важный шаг при описании методики, то это может привести в невозможности выполнения задания. Кроме определения всех основных действий или элементов Ваших инструкций предусматривайте возможность возникновения различных проблем или вопросов. В качестве одного из средств проверки Ваших инструкций на полноту задавайте себе вопросы: Кто? Что? Когда? Где? Как? Почему?

Четвертый принцип: будьте последовательны. Выдаваемые инструкции будет легче осуществить, если они последовательны и согласованы. Различайте структурные уровни внутри Ваших инструкций и делайте их очевидными для получателя. Например, в письменных инструкциях трактуйте каждый основной шаг одинаково, каждый шаг следующего уровня также согласовывайте, и т.д. Каждый основной шаг предпочтительно начинать с новой страницы, использовать один и тот же шрифт и форматы и начинать с краткого обобщения.

Пятый принцип: будьте эффективны. Эффективность означает сведение к минимуму текста инструкции при соблюдении четырех предшествующих принципов. Эффективности достигнуть нелегко, поскольку ясные, однозначные, понятные, последовательные инструкции, вероятно, будут длинными. Однако следует искать способы минимизировать Ваши инструкции. Например, начинать каждое из семи действий с фразы «Ваш следующий шаг при выполнении задачи...» неэффективно. Вместо этого используйте подобную фразу однажды, а затем, после двоеточия, перечислите все семь действий.

Эффективность часто достигается посредством использования кратких обобщений, характеризующих содержание инструкции, например: «Установка этого программного обеспечения включает три основных этапа и занимает восемь минут. Однако перед установкой Вы должны выяснить свой серийный номер и количество оперативной памяти Вашего компьютера». Краткие обобщения (обзоры предполагаемых действий) помогают избежать неэффективности прохождения части описанного в инструкции пути до того момента, когда Вам станет ясным, что у Вас не хватает оборудования или информации для того, чтобы завершить задачу.

С чего следует начать подготовку инструкции?

При создании инструктивной документации кроме применения основных принципов также следует учитывать, каким образом данная информация может быть использована Вашей аудиторией. Пилот самолета обращается к списку необходимых действий и условий каждый раз перед взлетом. Специалист, работающий с компьютером, обращается к инструкции для того, чтобы вспомнить комбинацию клавиш для редко используемой команды. Новый служащий следует наставлениям, подготовленным его предшественником, чтобы справиться со сложной задачей. Претендент на какую-либо должность изучает должностные инструкции, чтобы оценить уровень своего интереса к этой должности.

Каждый из этих документов имеет четкую цель и особенности, связанные с его предполагаемым применением. При подготовке инструкций Вам поможет следующий список вопросов, на которые Вы должны найти ответы, прежде чем приступать к написанию документации:

    Для чего предназначена эта документация?

    Я составляю документацию для отдельного пользователя или для группы пользователей?

    Будет ли пользователь обращаться к этой документации более одного раза?

    Как долго будет использоваться данная версия документации? (Каков срок ее жизни?)

    Нужен ли глоссарий?

    Проверена ли мною документация на восприятие неподготовленным пользователем?

    Подходит ли стиль написания для самого низкого уровня потенциальных пользователей?

    Следует ли включать предметный указатель?

    Какое визуальное подкрепление, наглядные пособия могли бы быть полезными?

Как следует оформлять официальные внутрифирменные инструкции?

Инструкция оформляется на общем бланке. Она утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем, о чем свидетельствует соответствующий по форме гриф утверждения. Гриф утверждения имеет два варианта оформления:

УТВЕРЖДАЮ Президент Акционерного общества «Олимп» подпись В.Л. Плотников 30.03.02

УТВЕРЖДЕНО Приказ министра здравоохранения России 15.11.99 № 287

На инструкции может быть сделана отметка о том, что она является приложением к распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документом (например, приказом) в нем устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители.

Похожие статьи