Как на удаленной работе подтвердить отработанное время. Дистанционная работа и правильные трудовые отношения. "Удаленность" и "обособленность" - это одно и то же

Генератор Продаж

Время чтения: 19 минут

Отправим материал вам на:

Многим руководителям наверняка приходилось сталкиваться с тем, что их сотрудник хочет «поработать на дому». Как вы на это реагировали? Скорее всего, вы воображали, как весело работник проводит время, совершенно не думая о работе.

Современные технологии позволяют работодателю не переживать о том, что их подчиненный «отлынивает» от выполнения своих обязанностей. Появление смартфонов и бесплатных Wi-Fi-зон позволяют держать этот вопрос под контролем. Поэтому, будет лучше, если вы позаботитесь о сохранении цельности компании.

Из этой статьи вы узнаете:

5 вариантов поиска удаленных сотрудников
Пошаговая инструкция правильного набора сотрудников
6 лучших инструментов управления удаленными сотрудниками

Кто такие удаленные сотрудники

Удаленный сотрудник

это специалист, нанятый для выполнения определенных обязанностей. Причем, это могут быть и штатные работники, с которыми компания заключила трудовой договор, и фрилансеры, то есть специалисты-частники, которых привлекают для выполнения какой-либо определенной работы (например, разработка конкретного проекта).

По сути, понятия удаленный сотрудник и фрилансер существенно отличаются друг от друга и их нельзя путать.

Если верить прогнозам, то до 20 % российских граждан к 2020 году приобретут статус «удаленный сотрудник на дому». Уже сегодня некоторые компании практикуют такую форму работы.

Плюсы и минусы, если сотрудник работает удаленно

Не так давно был проведен опрос, в котором приняли участие 500 удаленных сотрудников. Перед исследователями стояла задача: сравнить уровень удовлетворенности удаленных и офисных сотрудников.

Специалисты были очень удивлены полученным результатам. Удаленные сотрудники выделили в своей системе работы целый ряд преимуществ:

Порядка 91 % респондентов считает, что дома они работают продуктивнее.
Людям больше нравится работать без выходных, но быть меньше занятыми в течение дня (меньшее количество часов). Они чувствуют себя более счастливыми, в отличие от людей, работающих в нестандартном режиме (например, по ночам, с субботы по среду и т.д.).
Оценивая свой уровень удовлетворенности работой (по 10-балльной шкале), средняя оценка удаленных сотрудников составила 8,1 балл, а офисных работников – 7,4 балла.
Давая ответ о том, ценят ли их руководство и коллеги, оценка удаленных сотрудников составила 7,9 баллов, а офисных – 6,7 баллов.

Критика со стороны руководства и анализ эффективности работы удаленными сотрудниками воспринимается намного легче, чем при работе в офисе (как правило, этот процесс проходит довольно болезненно и сопряжено с определенными проблемами).

Однако удаленная работа имеет и недостатки, которым часто не уделяется должного внимания ни со стороны руководства, ни со стороны самих сотрудников.

Ниже предложены результаты исследования, целью которого было выявление негативного влияния удаленной работы на корпоративную культуру:

Так, 27 % удаленных сотрудников не могли полноценно работать из-за отсутствия поддержки со стороны коллег (переписка и чат не заменят простого человеческого общения).
Оценивая взаимоотношения с другими сотрудниками, удаленный сотрудник поставил 7,9 баллов, а офисный - 8,5 баллов (по 10-тибалльной шкале).
Сотрудники, которым удаленная система работы была «навязана», чувствовали себя более несчастными, чем те, кто сделал это добровольно. Данный факт лишний раз свидетельствует о социальности человека, подтверждая необходимость привычного взаимодействия с коллегами и другими людьми.

По результатам опроса можно сделать вывод, что применение удаленной системы работы переходит на новый этап развития. Теперь удаленный сотрудник за меньшее количество времени может сделать намного больше, чем за это же время сделает сотрудник, находящийся в офисе.

Конечно, руководству предстоит сделать выбор между незначительным снижением продуктивности и ухудшением корпоративной культуры, что является следствием того, что сотрудники не знакомы между собой и лишены возможности обсуждать свои идеи, советоваться.

3 распространенных заблуждения про найм удаленных сотрудников

Удалённые сотрудники ставят под угрозу данные компании

Некоторые считают, что утечка информации неизбежна, если её передавать через сторонние серверы. Однако риск утечки можно свести к минимуму, если воспользоваться услугами IT-ишника высокой квалификации.

В арсенале профессиональных IT-команд есть не мало способов, получивших мировое признание. Такие удаленные сотрудники могут защитить от несанкционированного вторжения компьютер любого руководителя, так как использование облачных технологий дает возможность работать со специальными программами. Кроме этого, информация будет в большей безопасности, если применить VPN и двухфакторную аутентификацию.

Естественно, если сотрудник захочет похитить данные, то он это сделает независимо от того, где он работает: дома или в офисе. Так что, офисный режим работы не гарантирует стопроцентную сохранность, здесь все зависит от человеческих качеств.

Удаленная работа повышает расходы

Среди работодателей распространено убеждение, что удаленный сотрудник требует больших расходов, так как он нуждается в использовании дополнительных технологий. Но это, как правило, не соответствует действительности. Конечно, иногда руководству приходится потратить некоторые средства на приобретение и доставку оборудования. Но эти расходы себя оправдывают.

Это вполне объяснимо. Прежде всего, работодатель освобождается от арендной платы (офис и мебель), от обеспечения дополнительных благ (кофе, чай, ксероксы и т.п.). Кроме этого, существуют страны, в которых снижение углеродного газа компании отражается на налогах, а удаленным сотрудникам не надо каждый день пользоваться транспортом, чтобы попасть на рабочее место.

Оставить заявку

Удалённая работа убивает культуру компании

Удаленный сотрудник не может в полной мере ощутить корпоративный дух – это правда. Однако успех компании напрямую зависит от отношения руководства к своим подчиненным, а не от того, как часто они могут «поболтать» друг с другом. Следовательно, только правильно организованная коммуникация способствует сохранению корпоративной культуры.

Задача менеджера показать, что сотрудник очень нужен компании и много для нее значит (особенно, если он работает удаленно). Так что, совсем не обязательно регулярно лично общаться с подчиненными, чтобы работники были настроены позитивно, а в компании царила дружеская атмосфера.

Кто чаще всего ищет удаленную работу

Удаленный сотрудник, как правило, относится к одной из следующих категорий:

Женщины в декрете

Молодые мамы, желающие подработать. Они могут жить в любом городе, причем, не обязательно в России. Им более всего подходит работа со свободным временным графиком, которой они могут уделять около пяти часов в день.

Такой режим позволяет им совмещать уход за ребенком, семейную жизнь и заработок. Таких женщин можно задействовать и в административной деятельности, и в коллективной. Главное, чтобы выполняемые обязанности не требовали соблюдения четкого графика (например, общение с клиентами по телефону, прием заявок и т.п.).

Основные критерии: женщины до 38-ми лет, проживающие в регионах.

Предпочтительные вакансии: администратор соцсетей, оператор входящих/исходящих звонков.

Вероятные риски: отсутствие опыта работы, несоблюдение сроков выполнения поручения.

Люди, ограниченные рынком труда

Речь идет о людях, которые не могут найти офлайн-работу из-за того, что они живут в небольших населенных пунктах или являются инвалидами. Нередко возможность трудоустройства таких людей, практически, равна нулю. Конечно, жизнь на этом не останавливается, поэтому им приходится искать выход из создавшейся ситуации, а удаленная работа – очень хорошее решение проблемы.

Это могут быть специалисты абсолютно разной направленности и квалификации, которым подойдет любой график работы, так как нередко это единственный способ заработать и выжить. Для работодателя такой удаленный сотрудник может стать настоящей «находкой». Нередко им приходится переучиваться, так как их предшествующий опыт работы может не соответствовать тому, который необходим для онлайна.

Основные критерии: мужчины и женщины любого возраста, без ограничений по месту проживания.

Предпочтительные вакансии : любая работа. Главное, на что надо обратить внимание, это желание работать и потенциал соискателя, так как этим людям свойственна высокая самоорганизация и чувство ответственности.

Вероятные риски: невысокие профессиональные навыки.

Свободные художники

К данной категории относятся люди, которым необходимо в данный отрезок времени быть свободными, или, они любят путешествовать. Они чувствуют себя комфортно, когда могут выполнять работу с чашечкой кофе в руках, сидя в уютном кафе.

Такой удаленный сотрудник умеет совмещать личную жизнь и процесс «зарабатывания» на её достойное обеспечение. Некоторое время мы наблюдали за такими людьми и пришли к выводу, что они, как правило, осваивают такую сферу деятельности, где не требуется «прямое» общение с людьми.

Основные критерии: мужчины и женщины любого возраста, без ограничений по месту проживания, с креативным мышлением.

Предпочтительные вакансии: маркетологи, контент-менеджеры, технологи или помощники руководителя.

Вероятные риски: невысокие уровень самоорганизации, нарушение сроков сдачи работы, снижение эффективности труда.

Эксперты

Это специалисты высокой квалификации, настоящие мастера своего дела. Такие сотрудники используют любую возможность для самосовершенствования и саморазвития. Конечно, они одинаково эффективно могут трудиться как дома, так и в офисе, потому что единственное, что им интересно – это их работа. Они гарантируют качественный результат, потому что обладают высокими профессиональными навыками.

Основные критерии : чаще всего, мужчины, которые ответственно относятся к работе и обладают высоким уровнем самоорганизации. Гарантируют высокое качество работы.

Предпочтительные вакансии: программисты, интеллектуалы, специалисты-техники, управленцы, руководящие удаленными сотрудниками, специалисты узкой направленности.

Вероятные риски: профессиональных рисков нет, но им необходимо обеспечить высокую оплату труда.

Поиск удаленных сотрудников: 5 вариантов

Биржа труда

Различные площадки с предложениями вакансий. В объявлении обязательно указать: работа на дому или требуется удаленный сотрудник. На некоторых ресурсах и площадках, нацеленных на трудоустройство, есть отдельные разделы, которые отмечены как «удаленная работа». К примеру, «Из рук в руки», HH.ru, Работа.ру и некоторые другие.

Соцсети

Достаточно действенный способ, если вам требуются сотрудники на удаленную работу. От вас потребуется разработка баннера с сообщением о вакансии. Потом вы запускаете таргетированную рекламу в популярных социальных сетях (Facebook, ВК и ОК). Также, вы можете разместить платное и бесплатное объявления о приеме на работу в тематическом сообществе.

Кроме этого, можно посетить сообщества, в которых соискатели размещают свои резюме и ознакомиться с материалами пользователей, ведущими группы, тематика которых аналогична вашей сфере деятельности.

Территория размещения вакансии

Очень важно соблюдать географический аспект поиска. К примеру, компаниям, расположенным в Москве, при наборе удаленных сотрудников на обычные должности, стоит обратить внимание на регионы. Но, если вам нужен специалист высокой категории, то, конечно, сосредоточьтесь на крупных городах, ведь вы заинтересованы, прежде всего, в профессионализме соискателя.

Если вам нужен IT-специалист, то лучше воспользоваться украинскими площадками, практика показывает, что именно там сосредоточено большое количество очень толковых программистов.

Если вам нужны удаленные сотрудники для работы в колл-центре или другие специалисты, в чьи обязанности будет входить общение с клиентами по телефону, то здесь, конечно, надо задействовать только российские ресурсы. Бессмысленно искать грамотную и чистую русскую речь в какой-либо другой стране или в русской глубинке (диалекты, особенности говора и произношения могут не хорошо сказаться на эффективности работы).

Специализированные ресурсы

Есть немало порталов и ресурсов, способствующие поиску специалистов высокой квалификации, экспертов своего дела. Найти их несложно, если ввести в поисковик соответствующий запрос. Среди них такие, как Зарплата.ру, VC.ru и многие другие.

Биржи фриланса

Сегодня все популярнее становятся биржи труда, благодаря которым можно осуществить набор сотрудников для удаленной работы. Конечно, там чаще всего регистрируются специалисты, работающие «от заказа к заказу», иначе говоря, фрилансеры, но туда тоже стоит заглянуть.

Составляя объявление о вакансии, отметьте, что вы рассчитываете на длительное сотрудничество, а не на выполнение краткосрочной работы. Кроме этого, советуем упомянуть, что вы не приветствуете подработку в других компаниях.

Популярными биржами фриланса признаны такие площадки, как freelance.ru, work-zilla.com, FL.ru и некоторые другие.

Правильный набор удаленных сотрудников: пошаговая инструкция

Шаг 0. Решаем для себя: зачем нанимаем удаленных сотрудников

Прежде чем начать поиск своего удаленного сотрудника, вы должны ответить на следующие вопросы:

Какова цель найма работника? Какие обязанности будет выполнять удаленный сотрудник? Какие производственные задачи будет решать?
Какие качества должны быть присущи работнику , чтобы он успешно решал поставленные перед ним задачи? Какое должно быть образование, квалификация, опыт работы?
Какую заработную плату вы готовы платить? Установите минимальный и максимальный размер заработка (сумму не стоит озвучивать в объявлении или на собеседовании, допустимые пределы вы должны определить, прежде всего, для себя).

Шаг 1. Составляем описание вакансии

Если вакансию открывает такая популярная компания, как Google, то необходимость в подробном представлении отпадает сама собой. Соискатели понимают, что достойная компания предложит достойную работу. Но если вы еще не являетесь таковой, то люди будут знать о вас только то, что вы им сообщите в вакансии.

Текст должен быть позитивным, честным и неформальным, чтобы вызвать соответствующие эмоции у читателя. Например, вы руководите компанией, коллектив которой состоит из молодёжи, а отношения между членами команды больше похожи на дружеские, чем на деловые. Значит, сухой официально-деловой стиль текста для вашего объявления просто не подходит.

Представьте открывшуюся вакансию так, как вы предложили бы хорошему знакомому стать членом своей команды. Не забудьте закончить словами: «Ждем Ваше резюме по адресу…».

Кроме этого, не забывайте о честности. Согласитесь, вы будете иметь «бледный вид», если сотрудник разочаруется, не получив обещанного и уличив вас в обмане.

Шаг 2. Изучаем поступившие резюме

Некоторые уверены, что резюме не может представлять какой-либо ценности для работодателя. Мы хотим оспорить данное заблуждение. Мы считаем, что резюме – это первое, что должен предоставить кандидат на вакантную должность. Прежде всего, у вас появится возможность познакомиться с некоторыми фактами трудовой биографии соискателя: образование, стаж и опыт, предыдущее место работы и т.п.

На первый взгляд, наличие раздела «Хобби» совсем не обязательно. Но мы с этим не согласны, потому что интересы человека, то, чем он занимается в свободное время, может охарактеризовать его намного лучше, чем любые трудовые характеристики. Потому что это то, что действительно интересно человеку, так как он это делает «в своё удовольствие». Именно этот раздел может раскрыть истинную мотивацию будущего сотрудника.

Кроме этого, стоит обратить особое внимание на то, как оформлено резюме. Например, что вы подумаете, если будущий удаленный сотрудник присылает вам документ, в котором указан совершенно другой адресат? Скорее всего, вы решите, что он недостаточно внимательный или рассеянный.

А может ему просто неинтересно ваше предложение, и он отправил документ «на автомате»? Ведь почему-то он не исправил название компании-адресата. Вам интересен данный кандидат? Вряд ли. Значит, будет вполне логично, если вы просто поблагодарите человека за предоставленную информацию и участие.

Итак, резюме надо запрашивать, но не надо верить всему, что в нем написано. Довольно часто оно не соответствует действительности: кто-то может очень красиво рассказать о себе и быть «никаким» специалистом, а кто-то, напротив, профессионал экстра-класса, но резюме правильно составить не смог.

Шаг 3. Проводим анкетирование, сужая круг кандидатов

Если вас заинтересовали чьи-то резюме, предложите кандидатам ответить на вопросы анкеты. Для создания формы можно воспользоваться Google Drive. Она не должна быть слишком объемной (достаточно и 10-ти вопросов), информативность – прежде всего.

Анкета должна содержать ситуативные вопросы, чтобы иметь представление о некоторых профессиональных навыках кандидата до проведения собеседования. Например, «Как вы поступите в такой рабочей ситуации?».

Кроме этого, поинтересуйтесь, на какую заработную плату рассчитывает претендент. Мы уверены, что человек должен за работу получать столько, сколько он хочет. Следовательно, если он озвучивает цифру, превышающую ту, которую вы готовы предложить, то дальнейший разговор не имеет смысла.

Даже если вы найдете компромисс, одна из сторон будет недовольна: или работник, получая неудовлетворительную зарплату, или работодатель, «не вписывающийся» в свой бюджет. Исход у таких взаимоотношений, как правило, предрешен изначально.

Поинтересуйтесь, какие часы работы (по московскому времени) предпочитает удаленный сотрудник и посмотрите, сколько рабочих часов у вас совпадает (желательно хотя бы четырехчасовое совпадение графика).

В результате анкетирования у вас должно остаться 3-5 человек, которых вы считаете наиболее перспективными кандидатами. Не забудьте поблагодарить всех, принимавших участие в анкетировании, а с оставшимися переходим на следующий этап – собеседование.

Шаг 4. Проводим собеседование

Учитывая, что вам необходим удаленный сотрудник, речь не идет о личной встрече. Собеседование можно провести, например, по Skype.

До начала собеседования у вас должен быть готов перечень вопросов, которые будут заданы абсолютно всем претендентам (это даст возможность объективно оценить кандидатов). Вы можете предложить ситуативные вопросы и поинтересоваться прошлыми заслугами человека (образование, предыдущие места работы и т.п.).

Желательно, чтобы во время собеседования вы провели небольшое тестирование для определения ключевых профессиональных умений и навыков.

Предположим, вам нужен удаленный сотрудник – программист. Предложите ему решить соответствующую задачу, например, пусть он расшарит Google-документ. Вы наблюдаете за его работой тут же, находясь в прямом эфире.

Если вам нужен сотрудник службы поддержки, то его основными качествами должны быть аккуратность, грамотность и внимательность. Значит, в качестве теста можно предложить текст, в котором допущены ошибки, и посмотреть, что и как быстро он увидит и исправит.

Кандидату в маркетологи предложите кейс по теории. Например, компания занимается производством тапочек, которые планирует продавать в гостиницы. Как лучше подойти к решению данной задачи?

Удаленный сотрудник аналитик будет заниматься обработкой информации, значит, претенденту можно предоставить некоторые (вымышленные) статистические данные и попросить провести анализ по некоторым параметрам (например, установить время нахождения на сайте, самые популярные страницы и т.п.).

Довольно сложно выявить, насколько честно агент по сбыту, продажник подошел к составлению резюме, если не попросить его «сейчас позвонить потенциальному клиенту и попробовать продать вашу продукцию».

Во время собеседования следует принять во внимание:

Кандидат испытывает волнение . Стрессовая ситуация негативно отразится на качестве решаемых задач.
Вы должны выявить основные профессиональные навыки , поэтому тестирование должно включать задачи, присущие конкретной специальности.
Не пренебрегайте обратной связью. После выполнения задачи необходимо дать оценку проделанной работе (отметьте положительные моменты и упомяните о том, что прошло не совсем гладко).
Воспользуйтесь возможностью провести тестирование в спокойной обстановке . Предложите поработать дома. Например, «Решите эту задачку и пришлите результат завтра к 11.00». Важно: установите конкретные сроки выполнения (узнаете, насколько человеку свойственна пунктуальность).

Моменты, способные облегчить «муки выбора»:

Фиксируйте свои впечатления сразу по окончании собеседования . Если вы общаетесь с несколькими претендентами, сменяющими друг друга, то легко запутаться.
Доверьтесь интуиции. Если кто-то из соискателей вызывает сомнение – прекратите знакомство. Практика показывает, что подобные предчувствия оправдываются.
Вам нужен один удаленный сотрудник, а у вас два достойных претендента? Проведите дополнительное тестирование, проверку. Людям можно сообщить, что вам надо время, чтобы сделать окончательный выбор между двумя кандидатурами.

Крупные компании практикуют оплачиваемый испытательный срок, по истечению которого и выбирается наиболее подходящий работник. Во время стажировки обратная связь должна осуществляться не реже одного раза в два дня. Поинтересуйтесь, что думают о стажере ваши коллеги.

При найме сотрудника больше внимания уделяйте его отношению к работе . Профессиональные навыки – дело наживное, а вот отношение изменить практически невозможно.

Как оформить удаленного сотрудника

Оформление удаленного сотрудника осуществляется после предоставления определенных документов, предусмотренных статьей 65 Трудового кодекса :

Документа, удостоверяющего личность (паспорт).
Трудовой книжки (кроме случаев первого трудоустройства или совместительства).
Свидетельство о государственном пенсионном страховании.
Военного билета или документ о постановке на воинский учет (обязательно для военнообязанных и людей призывного возраста).
Диплом или другой документ об образовании, свидетельствующий о наличии определенных профессиональных знаний (если работа требует специальных знаний).

Чтобы трудоустроить удаленного сотрудника, работодатель должен:

Принять от сотрудника перечисленные выше документы.
Предоставить для ознакомления нормативные акты, которые сотрудник должен знать для выполнения обязанностей.
Заключить трудовой договор удаленного сотрудника.
Издать приказ о приеме нового сотрудника.
Заполнить форму Т-2 (личная карточка).
Сделать запись в трудовую книжку (кроме случаев взаимной договоренности о том, что запись об удаленной работе не будет внесена).

Удаленный сотрудник должен быть включен в штат компании и обладать теми же правами, что и другие работники. Никакого «особенного положения» или исключений законы РФ не предусматривают.

Однако удаленная работа предусматривает одну, принципиально новую форму взаимодействия: обмен документами в электронном виде.

И работодатель, и подчиненный должны предоставлять подтверждение, что получен электронный документ, направленный другой стороной. Сроки отправки подтверждения должны быть оговорены в трудовом договоре.

Чтобы такой документооборот был возможен, необходимо получить электронную подпись. Электронным документом можно считать информацию, подтвержденную электронной подписью, так как она приравнивается к подписи и печати, которые ставятся на бумажных экземплярах.

Электронный документооборот открывает перед работодателем следующие возможности:

Заключение трудового договора (если это относится к удаленной работе).
Получение подписи под нормативными актами, отправленными удаленному сотруднику для ознакомления. Согласно статье 68 Трудового кодекса , направляются правила внутреннего распорядка, коллективный договор, положение о начислении заработной платы и некоторые другие локальные нормативные акты, согласно которым будет осуществляться контроль удаленных сотрудников.
Составление дополнительного соглашения, на основании которого могут быть внесены изменения в трудовой договор.
Ознакомление сотрудника с приказами и распоряжениями руководителя, с другими документами, после ознакомления с которыми подчиненный должен поставить свою подпись.

Электронный документооборот позволяет работнику отправлять различные документы (заявления, объяснительные и т.д.) своему работодателю.

В трудовом договоре должно быть указано место его заключения. Как правило, это адрес, по которому находится работодатель.

В договоре необходимо указать место, где будет работать удаленный сотрудник.

В статье 312.1 Трудового кодекса говорится, что в качестве рабочего места удаленного сотрудника разрешено указать его адрес проживания.

Трудовой договор об удаленной работе может включать дополнительные условия. Например, об использовании в своей работе определенных средств защиты данных, программ, оборудования и других средств, которые работодатель считает необходимыми. Причем, оборудование и средства могут быть предоставлены руководством компании, а могут быть просто рекомендованы.

На территории России в отношении физических лиц, работающих удаленно, действует общеустановленная система налогообложения (НДФЛ).

Таким образом, работа в Интернете удаленным сотрудником приравнивается к работе в любой другой компании.

Сотрудники, работающие удаленно, имеют право на все компенсации и гарантии, предусмотренные Трудовым кодексом РФ, если они работают на основании заключенного трудового договора (то есть официально трудоустроены). К таковым относятся:

Оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней (не менее), который должен предоставляться ежегодно.
Дополнительный и учебный отпуска .
Выплаты пособий по временной нетрудоспособности (больничные листы в связи с болезнью, родами и т.д.).

Как организовать удаленный доступ сотрудников

Убедитесь в наличии доступа к Интернету

Если ваша компания работает в режиме «удаленки», то Интернет – это ваше пространство. С ним связаны все рабочие процессы: информирование, обмен данными, общение, учет, контроль.

Для нас настоящей находкой стал облачный CRM. Данная виртуальная среда доступна в любом месте планеты. Для того чтобы войти в него, совсем не обязательно наличие сервера или проводов, достаточно наличие какого-либо устройства, поддерживающего Интернет.

Есть выход в Интернет, соответствующая скорость – можно приступить к работе.

Используйте облачные программы

Для эффективной работы вам надо будет управлять бизнес-процессом: ставить задачи, учитывать время и контролировать выполнение работы, позаботиться о сохранности информации.

На самом деле разработана масса облачных программ. Главное, не растеряться и выбрать ту, которая лучше всего соответствует вашим потребностям. При этом можно руководствоваться следующими принципами: простота, скорость и доступность.

Кроме этого, обратите внимание на наличие «напоминалок» (иногда это просто необходимо). Нередко планировщики оснащены множеством опций, которые абсолютно бесполезны, поэтому функционал должен быть максимально простым.

Составлен план, поставлены задачи – приступайте к их реализации.

Используйте IP-телефонию

Основная часть успешных продаж осуществляется при помощи телефонной связи (33 – 92 %). Потеряв ее, вы рискуете потерять клиентов. Привычные телефонные аппараты подразумевают постоянное присутствие в офисе, значит, удаленный сотрудник – это не ваш вариант. Использование мобильных для регулярных разговоров – дороговато. Причем, оказавшись вне зоны действия сети, можно пропустить звонок.

Виртуальная телефония – идеальное решение проблемы:

Задействовано облако, поэтому не важно, где именно находится сотрудник.
Единый номер, который можно использовать в любой точке мира.
Поддержка провайдера может понадобиться в любой момент, и вы ее получите (техническая помощь, ответы на вопросы, подсказка к действию).
Обмен электронными документами можно осуществлять без личного общения, просто переслав оригиналы документов.

Чек-лист, необходимый руководителю, для эффективного использования АТС:

Прослушивайте звонки (вы должны знать, как работает сотрудник, например, интернет-магазина удаленно).
Отслеживайте пропущенные вызовы (вы поймете, почему не все клиенты могут дозвониться).
Объединяйте с CRM.
Установите переадресацию (ваши подчиненные круглосуточно будут на связи).
Следите за статистическими данными (вы будете видеть «полную картину» работы компании).

Установите KPI

Предположим, вы приняли двух сотрудников, например, Федю и Колю, для выполнения идентичных задач. Они работают по общепринятому графику (восемь часов в день с понедельника по пятницу). И однажды вы замечаете, что Федя «вкалывает» все восемь часов, а у Коли всегда остается пару часов, которые он тратит «на себя, любимого».

Естественно, вы приходите к выводу, что в колиных «услугах» вы больше не нуждаетесь и прощаетесь с ним. Однако позже выясняется: Коля справлялся с поставленной задачей за шесть часов, а оставшееся время занимался самообразованием, а Вася не в состоянии выполнить дневную норму и за восемь часов. Получается, что ваше решение было поспешным.

Для любого руководителя важнее результат, чем количество времени, которое потрачено для его достижения. Поэтому, если вы переходите в режим удаленной работы, целесообразно установить ключевые показатели эффективности (KPI). Причем, систему оценивания должны понимать не только вы, но и удаленный сотрудник.

Принцип действия следующий:

Сотрудник вносит свой месячный и квартальный план в таблицу Google Docs.
В конце отчетного срока проводится подведение итогов (сотрудник отмечает выполненные и невыполненные задачи).
Руководитель, просматривая данные видит, как обстоят дела у каждого сотрудника.
Удаленный сотрудник знает, на что ориентироваться и каковы ожидания руководства.

Кроме этого, знать о выполненных за конкретный период задачах вы сможете в том случае, если будете регулярно проводить оперативки и знакомиться с отчетами подчиненных. Такой подход к организации учета и контроля позволит избежать риска увольнения действительно ценного сотрудника.

Работайте над развитием команды

Может случиться, что удаленные сотрудники имеют разный квалификационный уровень – это не очень удобно, поэтому стоит заняться их обучением. Отслеживайте тематические онлайн-курсы и образовательные программы, тем более, что в настоящее время их вполне достаточно – это и копирайтинг, и SEO, и маркетинг, и многое другое.

Учиться можно:

В онлайн-университете «Нетология». Специализация: интернет-маркетинг различных уровней (от начинающего до экспертного).
Лекторий «Теории и практики». Специализация: бизнес, искусство, дизайн.
Интерактивные курсы «HTML Academy». Специализация: HTML и CSS.
Онлайн-каталог «Coursera» предлагает самый многочисленный перечень обучающих курсов (причем, не только российские, но и других стран).
Академический образовательный проект «Лекториум».

Не забывайте, что общение подразумевает двусторонний контакт: вы и удаленный сотрудник должны быть регулярно на связи. Это поможет вам убедиться в эффективности выбранной системы и подскажет пути совершенствования компании.

Спрашивайте, проводите онлайн-встречи и анкетирование. Все в ваших руках!

Управление удаленными сотрудниками: 6 лучших инструментов

Basecamp

Basecamp – сервис, предоставляющий платформу для организации и обсуждения совместной работы. Здесь удаленный сотрудник найти может не только единомышленников и поддержку, но и инструменты, помогающие организовать работу: обмен файлами, задачи, контроль времени.

Бесплатное пользование не предусмотрено. Стоимость одного месяца использования – 29 долларов.

PivotalTracker

PivotalTracker – сервис управления проектами. Он предназначен для планирования и контроля работы удаленных сотрудников, отслеживая эффективность каждого из них. Использование PivotalTracker позволяет следить за развитием проекта на каждом его этапе.

Сервис предлагает инструменты аналитики и визуализации, что помогает быстро выявить и оценить проблемные зоны, установить наиболее удачные моменты и этапы, опережающие график.

Бесплатно сервис может использовать команда, состоящая из трех человек. В других случаях придется оплачивать от 12,5 долларов.

Kanbanery

Kanbanery – сервис, используемый членами рабочих групп. Он представляет собой «доску задач», которую можно использовать для любого вида работ, требующего тесного взаимодействия сотрудников. С помощью данного сервиса можно выявлять проблемы и ошибки, формировать отчеты, искать информацию о любом этапе или разделе проекта.

Пробный период – 30 дней – предоставляется бесплатно.

Jell

Пробный период – 14 дней – предоставляется бесплатно. Ежемесячный тариф – от 4 долларов.

Proofhub

Proofhub – сервис, подходящий и для работы удалённых сотрудников, и для фрилансеров. У него довольно подвинутый функционал и есть возможность осуществления управленческих функций (управление задачами, контроль эффективности, учет времени). Proofhub позволяют осуществлять интеграцию других программ. Также есть мобильное приложение, благодаря которому удаленный сотрудник всегда может быть на связи.

Пробный период – 30 дней – предоставляется бесплатно. Наиболее выгодным является индивидуальный тариф, который позволяет одновременно вести 10 проектов с различным количеством участников. Ежемесячная стоимость использования сервиса – 18 долларов.

Jira

Jira – инструмент, включающий в себя множество различных функций, позволяющих эффективно управлять проектами. Он подходит для команд с различным количеством удаленных работников (от нескольких человек до 50 тысяч сотрудников). С помощью Jira можно составить такой план, который подойдет каждому члену команды.

Среди всего многообразия инструментов есть функция точной оценки, благодаря которой удаленный сотрудник может работать «в такт» с остальными участниками команды. При помощи системы отчетов можно контролировать проект на любом этапе работы.

Бесплатного периода нет. Ежемесячная стоимость использования сервиса – от 10 долларов.

Как контролировать удаленных сотрудников

Независимо от сферы деятельности и сложности задач каждый удаленный сотрудник должен соблюдать структуру процесса, а вы должны это контролировать. Только при налаженной системе управления можно знать о том, как ваш подчиненный решает поставленные перед ним задачи, насколько эффективна его деятельность, как продвигается работа над проектом и т.д.

Если перед каждым сотрудником будет стоять четко сформулированная задача (с описанием и дедлайном), то сделать что-либо не так будет довольно сложно. Создать наглядный план работы и упорядочить последовательность выполнения задач можно при помощи планировщика или CRM-системы.

Но важно «не перегнуть» со степенью контроля. Учтите, что удаленный сотрудник сознательно выбирает такую форму работы, он хочет чувствовать себя более-менее свободным в своих действиях. Такие работники готовы предоставить компании свои способности, предложить оригинальные решения, поэтому чрезмерный контроль может вызвать у них отрицательные эмоции, недовольство и подтолкнуть к увольнению.

Во многом именно характер решаемых задач определяет уровень контроля. Порой можно просто проверить ход процесса и запросить статистику. Проще, если сотрудник работает «на результат»: используйте дедлайн и проверьте соответствие установленным критериям. Вот и весь контроль.

Естественно, что многие руководители опасаются того, что удаленный сотрудник отлынивает от работы, много отдыхает и прочее. Но грамотные сотрудники так планируют свою работу, чтобы тратить на это поменьше времени. Так что не зацикливайтесь на том, СКОЛЬКО человек работает. Главное, КАК он это делает (соблюдает ли сроки, соответствует ли качество и т.п.).

Увольнение удаленного сотрудника

Увольнение удаленного сотрудника регламентировано главой 49.1 Трудового кодекса РФ. Процедура увольнения аналогична той, которую проходит сотрудник при обычном режиме работы: прежде всего, удаленный сотрудник должен написать соответствующее заявление в произвольной форме.

Структура заявления стандартная:

В правом верхнем углу работник пишет, кому предназначается документ (наименование компании и Ф.И.О. руководителя) и указывает свои данные (Ф.И.О. и должность).
По центру «Заявление».
Текст должен включать причину увольнения (собственное желание или обоюдное согласие сторон).
Внизу дата и подпись.

Во избежание спорных моментов, заявление заверяется нотариусом, делается цветное сканирование и пересылается работодателю.

Удаленный сотрудник должен проинформировать руководителя о своих намерениях не позднее, чем за 2-3 дня до подачи заявления и отработать две недели со дня его подачи (если это необходимо, и сотрудник увольняется без веских на то оснований).

Кроме этого, руководитель вправе отправить по почте трудовую книжку сотрудника только при наличии его заявления с указанием адреса доставки.

Случается, что инициатором расторжения трудового договора является работодатель (такой вариант должен быть предусмотрен условиями договора). В статье 312.5 Трудового кодекса гласит, что подобное увольнение будет законным в том случае, если трудовой договор подписали обе стороны. Этот факт учитывается в случае решения споров в суде.

Согласно статье 57 Трудового кодекса РФ , удаленный сотрудник не должен быть ущемлен в своих правах: он имеет право на защиту от произвольного увольнения и выплату компенсаций. Уволенному «удаленщику» полагается выходное пособие в размере месячного оклада (это позволит снизить риски судебных разбирательств и сохранить лояльное отношение к компании).

Соискатели и действующие сотрудники все чаще проявляют желание работать удаленно, некоторые работодатели встречают это предложение с улыбкой, а некоторые относятся настороженно. В статье рассмотрены возможности, которые открывает дистанционное трудоустройство и какими последствиями оно чревато. Вопрос весьма двоякий, в США такой способ работы имеет высокую популярность, а в России только набирает обороты.

Что такое дистанционная работа

Официальное определение говорит, что это трудовые отношения работодателя и работника, в которых последний выполняет свои обязанности вне офиса.

Удаленный работник обладает свободным графиком, не всегда связан трудовым договором. Все чаще встречается понятие «фрилансер» — это синоним «дистанционному сотруднику» заграницей, по своей сути нанимается на почасовую или сдельную работу.

В Гражданском кодексе встречается понятие «надомный работник» , что говорит об узаконенности данного формата взаимодействия.

Кому подходит удаленная работа

Важно осознавать, что надомные сотрудники подходят не для каждой задачи и, перед тем как принять решение о переводе офиса на удаленную работу, необходимо оценить насколько решение целесообразно. Для каких-то профессий дистанционка послужит толчком к развитию, а какие-то погубит на корню.

Часто такой график привлекает специалистов рекламы, дизайнеров и редакторов. Словом, тех профессионалов, у которых не всегда получается выдержать стабильную нагрузку и полноценную занятость. Помимо творцов, удаленный труд интересен для маркетинговых деятелей, аналитиков (в том числе финансовых), умельцев психологических и социологических исследований. Как правило, такие сотрудники выполняют проектные задачи и им намного эффективнее работать дома.

Все чаще приверженцы IT-сферы делают выбор в пользу удаленки, т.к. не возникает необходимости в организации рабочих мест в стенах офиса. При помощи прогресса информационных технологий, разработчики программного обеспечения и веб-мастера, системные администраторы и многие другие с легкостью справляются с задачами не выходя из дома.

Удобно переводить на надомный график копирайтеров, художников, корректоров, переводчиков и журналистов. Профессионалы противоположной сферы деятельности также могут трудиться на дому: сшивка, упаковочные работы, сборка и другие аналогичные работы.

Работа из дома открывает возможности для найма инвалидов и женщин в декретном отпуске. Данная категория людей характеризуется высокой мотивацией, работает эффективно, но не имеет возможности добираться до офисов и отрабатывать восьмичасовые трудовые будни.

Условно, от объема задач, которые ложатся на специалистов, можно выделить 3 направления дистанционной работы. В таблице приведен пример того, как чаще нанимаются представители той или иной профессии.

1. Дистанционные работники.
Им для работы не нужен офис, так как задачи могут носить удаленный или разъездной характер.
Например: торговые представители, менеджеры по продажам, сотрудники удаленных регионов.

2. Фрилансеры.
Выполнят разовую задачу либо подойдут для почасовой загрузки, оформляются по договору подряда или услуг. .
Например: переводчики, корректоры, репетиторы, копирайтеры, юристы, рекрутеры, бизнесс-тренеры, дизайнеры.

3. Удаленные работники.
Выполнит офисные задачи на полный рабочий день, находясь дома. Например: редакторы, специалисты творческой направленности (дизайнеры, художники и пр.), маркетологи, исследователи, IT-сфера, аналитики, бухгалтеры.

Подобный пример не ограничивает в способе найма, все зависит от того, какая нагрузка есть на человека и от специфики его функционала.

Экономическая эффективность

Такой формат взаимодействия с сотрудником экономит около полумиллиона рублей в год. Это проверяется нехитрым расчетом, в котором взяты усредненные цифры (в каждом регионе они могут меняться).

Стоимость офисного работника для компании

Например, стоит задача нанять дизайнера. Средний оклад на данной должности составляет 35 тыс. – 30 тыс. рублей в месяц, при условии, что человек работает в офисе. Как показывает практика, заработная плата составляет примерно 40% от всех затрат на офисный персонал. Работодатель оплачивает взносы, допустим, 13 тыс. рублей, обустраивает рабочее место на 27 тыс. рублей (аренда, оргтехника и ее обслуживание, канцтовары, коммунальные услуги, телефон, социальный пакет, интернет, уборка и многое другое). Итого, нахождение сотрудника в офисе обойдется в 75 тыс. рублей в месяц.

А если еще и рабочее место оборудовать, то сумму можно смело удваивать.

Затраты на дистанционного сотрудника

При подсчете затрат на надомника, финансовая сторона для работодателя гораздо интереснее. Нанимая дизайнера на удаленную работу, в среднем устанавливают зарплату в 25 тыс. рублей в месяц. Если говорить об официальном трудоустройстве, то взносы тут обойдутся ориентировочно в 8,6 тыс. рублей. На рабочее место тратиться не нужно, компьютеры, крыши над головой и интернет у них есть. Существует вероятность, что затраты на канцтовары и связь (в том числе интернет) придется возмещать, но это гораздо дешевле – 1,5 тыс. рублей. Таким образом, дизайнер обойдется в 35,1 тыс. рублей в месяц.

Расчет наглядно демонстрирует ежемесячную экономию в 39,9 тыс. рублей, переводя в год — это округленно 480 тыс. рублей. Даже если в чем-то придется потратиться больше указанных сумм, например, провести интернет, то выгода работодателя все равно останется внушительной.

Плюсы и минусы дистанционной работы

Не смотря на явную экономию, важно объективно оценивать преимущества и недостатки такого вида сотрудничества.

Преимущества для работодателя:
— Сокращение затрат на содержание рабочего места.
— Оплата за фактический результат и отработанные часы.
— Экономия на налоговых выплатах.
— Возможность сохранить ценного сотрудника в кризис.
— Снижение расходов на соцпакет.
— Нет необходимости в приобретении и содержании оргтехники.

Недостатки для работодателя:
— Нет возможности быстро передать возникшую задачу.
— Сложности с контролем работы.
— Меньше командной ответственности и коллективного влияния.
— Риск понижение авторитета компании среди клиентов из-за виртуально офиса.

Преимущества для работника:
— Возможность выполнять несколько работ одновременно.
— Свободный график.
— Снижение расходов на проезд.
— Экономия времени на дорогу до работы.
— Сохранение места в кризис.
— Возможность делать личные дела в параллель с работой (гибкая занятость).

Недостатки для работника:
— Нестабильная загрузка.
— Нет командного духа и принадлежности к социуму.
— Риск попасть на недобросовестного работодателя.
— Распределение содержания рабочего места среди работодателей (расчеты).
— Отвлекающие факторы.
— Уменьшение гарантий со стороны трудового законодательства.

Как показывает анализ, у медали всегда есть две стороны и каждый человек определяет, наиболее значимые факторы.

Как HRу выстраивать работу с дистанционными сотрудниками

При отсутствии стабильного личного контакта не уменьшается необходимость в формировании лояльного отношения к компании и работе. Для этого рекомендуют выбирать каналы общения по телефону или при помощи интернета. Ключевая цель: постоянно находиться на связи с коллегой, чтобы он осознавал свою ценность для компании и принадлежность к корпоративной культуре.

Надомные работники, как правило, самомотивируемые и умеют дисциплинировать себя. Вместе с этим, как отмечалось выше, у них достаточно поводов отвлечься. С этой проблемой помогает справляться возможность объединения удаленщиков в рабочие группы, результат которых оценивают по командным показателям. Таким образом, решается 2 вопроса: командный дух, общение с коллективом и вовлеченность в рабочий процесс.

Работа с дистанционкой предполагает определенный процент декретных сотрудниц. HRу важно не пренебрегать выстраиванием контакта с такой категорией персонала. Если взаимодействие полностью устроит обе стороны, то велик шанс впоследствии перевести эффективного коллегу на постоянную основу в офис.

Устраивать ежемесячные либо ежеквартальные встречи, круглые столы, позволяющие делиться результатами и объединяться в команду.

Как бы ни была привлекательна перспектива дистанционной работы важно действовать осознанно, обдумывая каждый шаг перед принятием решения. Чтобы понять насколько это подходит компании для начала нанимать небольшую группу людей, и испытать новый формат работы для компании. После чего можно пробовать развивать проект и расширять удаленный штат.

Будет не удивительно, если через какие-то время большинство компаний перейдут на рассмотренный формат сотрудничества, ведь помимо экономии он обладает эффектом новизны, открывающим интересные перспективы.

Удаленные сотрудники , работающие дистанционно, сегодня уже далеко не редкость. Сейчас далеко не всегда нужно находиться в офисе для того, чтобы исполнять свои трудовые обязанности. Пойдя навстречу прогрессу, законодатели внесли изменения в ТК РФ, касающиеся дистанционных работников (фрилансеров).

В статье ниже разберемся, какие существуют особенности учета взаимоотношений с дистанционными работниками, как составить с ними трудовой договор, образец договора с удаленным работником можно скачать в данной статье ниже.

Кому выгодна дистанционная работа?

Удаленная работа – мечта любого работника, ведь можно дома, в комфортной обстановке выполнять трудовые обязанности и получать за них оплату. Не нужно вставать утром рано, в любую погоду ехать, стоять в пробках, тратить свое время.

Удобно ли это работодателю?

Безусловно, работодателю также выгодно иметь дистанционного работника. Это заметно сокращает расходы на персонал, на организацию рабочего места, покупку техники и мебели для него.

Особенности дистанционное работы заключаются в том, что работник и работодатель могут находиться в разных населенных пунктах, городах и даже странах. Можно подобрать действительно грамотного специалиста.

Однако, это несет с собой более ответственный подход работодателя к поиску подходящего персонала. Далеко не каждый сможет обеспечить необходимую работоспособность в домашней обстановке.

Федеральный закон от 05 апреля 2013 года №60-ФЗ внес в ТК РФ дополнительную главу 49.1, которая регулирует труд дистанционных работников.

Данная глава закрепляет такое понятие, как «дистанционная работа» и «дистанционный работник».

Дистанционная работа – это выполнение трудовых обязанностей вне места нахождения работодателя.

Удаленный работник самостоятельно обеспечивает себя рабочим местом, а связь с работодателем поддерживает с помощью телефона, интернета, почты.

Трудовой договор с удаленным работником

Глава 49.1 Трудового кодекса дает возможность заключать с дистанционным работником трудовой договор в электронном виде.

Текст трудового договора должен включать в себя характер дистанционной работы, то есть должно быть указано, что работник должен выполнять свои трудовые обязанности вне территории работодателя.

Согласно ст.57 должен быть указан адрес рабочего места, это может быть домашний адрес или любой другое место, где удаленный сотрудник планирует исполнять свои трудовые обязанности.

Продолжительность рабочей недели для дистанционных работник такая же, как и для обычных, то есть 40-часовая рабочая неделя в стандартном случае. Все отклонения от стандартной рабочей недели должны быть зафиксированы в договоре.

Какую еще информацию нужно включить в трудовой договор:

Особенности трудового распорядка;
Обеспечение ресурсами для работы. Вариантов тут несколько: работник обеспечивает себя всем сам, работодатель предоставляет работнику свои ресурсы, работодатель оплачивает работнику затраты на ресурсы (оплата покупки компьютера, аренды офиса, оплата сотовой связи, интернета, возмещение расходов на ГСМ, амортизацию автомобиля, компьютера и прочей используемой для выполнения трудовых обязанностей техники);
Особенности подачи отчетов о проделанной работе работодателю (через телефон, скайп, электронную почту, в каком виде, с какой периодичностью).

Если на дистанционную работу нужно перевести работающих сотрудников, то сделать это можно с помощью оформления дополнительного соглашения к существующему трудовому договору, в котором изложить изменения характера труда и день, с которого вступают в силу эти изменения.

Если удаленного работнику нужно направить в другой населенный пункт для выполнения задания, связанного с деятельностью организации (в служебную командировку), то работодатель оформляет те же документы, что и в отношение направлении в командировку обычных работников. Об оформлении служебной командировки читайте .

Все командировочные расходы удаленных работников учитываются стандартным образом.

Удалённые работники, как правило, несут определенные расходы, связанные с исполнением трудовых обязанностей. В том числе - и в связи с использованием для этих целей личного имущества. Может ли работодатель возместить своему работнику такие расходы? Какие проблемы при этом возникают? Если обратиться к cтатьям 188 и 310 Трудового кодекса РФ , то можно сделать вывод о том, что стороны трудового договора имеют полное право самостоятельно определять порядок возмещения подобных расходов работника. Причём размер компенсации должен соответствовать степени износа имущества, находящегося в собственности работника. Правительство РФ в своём делает одно исключения из этого правила: это амортизация автомобиля работника. Если же стороны трудового договора решают закрепить в этом документе иные основания для возмещения расходов работника, то в соответствии с письмами и Минфина России от 11.04.13 № 03-04-06/11996 потребуется наличие соответствующих документов, которые подтвердят наличие износа имущества, но (внимание!) с дифференциацией степени износа для использования имущества в трудовых и личных целях. Таким образом, налоговики получают определённые возможности для того, чтобы оспорить подобные компенсации. Спорными могут стать те расходы работника, которые сложно дифференцировать по их целям: отделить износ в результате использования имущества для личных нужд от износа при исполнении его хозяином своих профессиональных обязанностей. Например, любой работник может использовать доступ в Интернет как в личных целях, так и для профессиональной деятельности. А пропорцию его использования для тех или иных нужд установить бывает непросто и, соответственно, возникают вопросы по оплате таких расходов.

"Удаленность" и "обособленность" - это одно и то же?

Для целей налогообложения может иметь значение, где трудится работник, можно ли считать место выполнения им своих трудовых обязанностей обособленным подразделение предприятия? По общему правилу удалённое рабочее место структурным подразделением считать нельзя. закрепляет требования, которые предъявляются к стационарному рабочему месту. В случае удалённой работы стационарное место отсутствует. А если отсутствует рабочее место - то, стало быть, отсутствует и отдельное место работы. О том же, но другими словами говорится и в п.2 ст.11 Налогового кодекса РФ . Там сказано, что в обособленном подразделении должна осуществляться деятельность организации. Работа отдельно взятого надомника этому определению не соответствует. Но имеется одно исключение, которое вытекает из писем Минфина России (от 23.05.13 № 03-02-07/1/18299 и от 18.03.13 № 03-02-07/1/8192), и подтверждается судебной практикой: местоположение осуществления трудовой деятельности на удалённом доступе (труда надомника) может в некоторых случаях признаваться обособленным подразделением организации, если работодатель создает для таких работников стационарные рабочие места на срок не менее месяца.

Надомник в офисе - это командировка?

Работник, исполняющий свои обязанности дистанционно, посетил в связи с исполнением трудовой функции офис своего работодателя. Можно ли говорить о том, что он находится в командировке и, соответственно, оплатить ему командировочные расходы? Минфин России неоднократно (см. письма от 01.08.13 № 03-03-06/1/30978, от 08.08.13 № 03-03-06/1/31945, от 14.04.14 № 03-03-06/1/16788) давал легальное толкование cтатей , , и 312.1 Трудового кодекса РФ . В этих документах прямо указано на то, что все гарантии трудового законодательства, в том числе и связанные с пребыванием работника в командировке, включая возмещение понесённых им в связи с поездкой расходов, таких, как проезд и проживание, а также суточные, распространяются и на тех, кто исполняет свою трудовую функцию дистанционно, на удаленке, при надомном способе выполнения обязанностей, закреплённых в трудовом договоре. В то же время, существует коллизия трудового законодательства, которая возникает при толковании положений ст. 209 Трудового кодекса РФ . Налоговые органы иногда считают, что, поскольку рабочим местом надомника может считаться место его жительства (а для тех, кто трудится дистанционно, место работы вообще может не фигурировать в трудовом договоре), то и оплата расходов в связи с поездкой в головной офис и проживанием в чужой местности может производиться в соответствии с положениями статьи 188 Трудового кодекса , но не как оплата расходов командированного сотрудника. В тех случаях, когда место дистанционной работы и расположение головного офиса совпадают в пределах одного населенного пункта - такая точка зрения, скорее всего, будет поддержана в спорном случае судом.

Как правильно учитывать результаты удаленной работы в качестве расходов в форме зарплаты

На этот счёт имеются две полярные точки зрения, поскольку имеется определенная конкуренция норм трудового и налогового законодательства. Обозначим обе позиции, которые могут стать основанием для разрешения споров в судебном порядке. Одним из ключевых принципов трудового законодательства является запрет на дискриминацию отдельных категорий работников. То есть от дистанционных сотрудников организации нельзя требовать того, что запрещено в отношении офисных работников. А особенности условий труда работников "на удаленке" закреплены Трудовым кодексом РФ. Выход за эти рамки и будет означать дискриминацию.

Cтатья 312 ТК РФ. Общие положения (извлечение) Дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети "Интернет". Дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе. На дистанционных работников распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных настоящей главой. В случае, если настоящей главой предусмотрено взаимодействие дистанционного работника или лица, поступающего на дистанционную работу, и работодателя путем обмена электронными документами, используются усиленные квалифицированные электронные подписи дистанционного работника или лица, поступающего на дистанционную работу, и работодателя в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. Каждая из сторон указанного обмена обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа от другой стороны в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе.

Общее правило гласит, что подтверждением расходов, понесенных работодателем на оплату труда работников, являются соответствующие положения трудовых договоров и должностных инструкций. Следовательно - никаких дополнительных отчётов, иных доказательств выполнения работником своих трудовых обязанностей. По этому поводу имеется и судебная практика (см., например, постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 17.04.13 № А13-6626/2012). В то же время, п.1 ст.252 Налогового кодекса РФ гласит, что расходы (в том числе и по выплате зарплаты) нуждаются в документальном подтверждении. В отношении офисных работников таким подтверждением являются данные кадрового учёта, в том числе и о том, какое время фактически отработано человеком. И установленное в ст. 312.4 Трудового кодекса РФ право самостоятельного определения режима рабочего времени для тех, кто работает удалённо, отнюдь не отменяет обязанностей работодателя по учету фактически отработанного времени. Раз для "удалёнщиков" нет соответствующих данных - будьте любезны, представьте иные доказательства. Никакой дискриминации, а только вынужденное отражение специфики подобной разновидности трудовых отношений. Одним из способов решения этой проблемы является закрепление прямо в трудовом договоре способов учёта отработанного времени. В качестве таких способов можно использовать распечатки контрольных телефонных переговоров. Дело это не хлопотное, зато поможет в будущем избавить работодателя от ненужных споров с налоговыми органами.

В Трудовом кодексе произошли изменения. Теперь в нем появилась новая глава, регулирующая отношения между работодателями и дистанционными работниками 1 . Какова практическая значимость таких изменений, а также кого можно отнести к категории удаленных работников, читайте в статье.

В настоящее время сотни тысяч человек трудятся вне местонахождения офисов работодателя. Чаще дистанционными работниками становятся дизайнеры, программисты, переводчики, аналитики, занятые в интернет-торговле и подобном, что не требует присутствия в офисе работодателя. До недавнего времени такие отношения просто невозможно было оформить трудовым договором, отвечающим реалиям сложившихся отношений. В результате такая деятельность оформлялась по нескольким вариантам: как с надомником (что, скорее всего, не отвечало действительности, поскольку надомный труд предполагает производство какой-либо продукции), либо такие трудовые отношения «прикрывали» гражданско-правовыми договорами, но бывало и так, что трудовые отношения вообще никак не оформлялись.
Риски таких «неоформленных» отношений ложились на плечи обеих сторон, но в менее защищенном положении находился работник. Договоренности с работодателем об оплате и условиях труда не были подкреплены двусторонним документом, а, соответственно, лицо лишалось гарантий на обещанный заработок, пенсию и соцзащиту. Если же работодателю необходимо было представлять свои интересы в другом регионе, требовалось регистрировать обособленное подразделение компании, а это означало наличие затрат на аренду, оснащение всем необходимым офиса и т. п. Все это возлагало на работодателя зачастую не окупаемые финансовые затраты. Поэтому многие компании уклонялись от регистрации такого юридического присутствия и рисковали быть «пойманными» налоговой инспекцией или Рострудом. В то же время заключение трудового договора с надомником также не решало проблему, потому как дом дистанционного работника мог быть признан обособленным подразделением компании со всеми вытекающими из этого последствиями. Кроме того, в этой ситуации возникал конфликт по уплате НДФЛ. На налог вполне законно претендовали бюджеты нескольких субъектов. Забегая вперед, скажем, что в трудовом договоре прописывается место работы работодателя, соответственно, НДФЛ пойдет в бюджет субъекта РФ местонахождения работодателя.

Новое в Трудовом кодексе
8 апреля 2013 года вступил в силу Федеральный закон от 5 апреля 2013 года № 60 ФЗ, направленный «встроить» в систему трудовых отношений многих дистанционных работников. В Трудовом кодексе появилась отдельная глава 49.1, объединяющая в себе особенности занятости дистанционных работников.
В частности, статья 312.1 Трудового кодекса определяет, что является дистанционной работой. Можно выделить два существенных признака такой работы: это выполнение трудовой функции вне места нахождения работодателя или его обособленного подразделения и использование для осуществления деятельности и взаимодействия между работодателем и работником информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования (сети Интернет).
Той же статьей определяются общие положения о дистанционном труде. Установлено, что дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе. На таких сотрудников распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права.
Особое внимание обращает на себя новый для Российского права способ взаимодействия дистанционного сотрудника и работодателя - это обмен электронными документами. Причем стороны обязаны использовать усиленные квалифицированные электронные подписи 2 .
Остальные четыре статьи новой главы раскрывают особенности заключения трудового договора об удаленной работе, выполнения такой работы, охраны труда, режима рабочего времени и прекращения договора.
Сторонам трудового договора предоставлены широкие возможности по определению его условий. Ниже будет приведено несколько подтверждений сказанному.
Согласно новым нормам трудовой договор может заключаться как на бумажном носителе, так и путем обмена электронными документами. Во втором случае работодатель обязан не позднее трех календарных дней со дня заключения электронного трудового договора направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением бумажный экземпляр такого договора. При этом в качестве места заключения «дистанционного» договора или соглашений об изменении его условий указывается место нахождения работодателя. В данном случае нет необходимости регистрации обособленного подразделения. В этом заключается еще одно явное отличие от надомника, адрес которого в обязательном порядке прописывался в трудовом договоре.
Документы, необходимые при поступлении на работу 3 , могут быть предъявлены дистанционным работником в электронной форме. В таком случае работодатель вправе потребовать их нотариально заверенные копии, что мы и советуем сделать, ввиду вероятности подделки того или иного документа.
Обратите внимание: при заключении трудового договора о дистанционной работе путем обмена электронными документами лицо, впервые заключающее такой договор, должно самостоятельно получить страховое свидетельство государственного пенсионного страхования. Напомним, что, по общему правилу 4 , данное свидетельство оформляется работодателем.
Отметим, что не только подписание самого трудового договора, приложений к нему, но и ознакомление с внутренними локальными актами работодателя может происходить путем обмена электронными документами.
Что касается предоставления работником трудовой книжки и ее заполнения, то в данном вопросе существуют следующие варианты действий:

трудовая книжка предоставляется работником лично или по почте заказным письмом с уведомлением;
трудовая книжка не предоставляется, и запись о дистанционной работе в нее не вносится.

А при заключении «дистанционного» договора впервые трудовая книжка может и не заводиться вовсе. Что касается второго варианта, то он возможен только по соглашению сторон. Закон не устанавливает, в какой форме такое соглашение должно быть отражено - в письменной или устной. По нашему мнению, лучше его отразить в заключаемом трудовом договоре. В этом случае подтверждением трудового стажа работника будет являться письменный экземпляр договора о дистанционной работе.

Условия трудового договора о дистанционной работе
Одним из условий «дистанционного» договора может выступать обязанность работника использовать оборудование, программно-технические и иные средства, предоставленные или рекомендованные работодателем. По соглашению сторон устанавливается порядок и сроки представления удаленными сотрудниками отчетов о выполненной работе. Кроме того, стороны самостоятельно определяют размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащего им или арендованного ими оборудования и иных средств, а также правила возмещения других связанных с удаленной деятельностью расходов.
Ввиду специфики дистанционной работы для работодателя определен сокращенный перечень требований к охране труда удаленных сотрудников 5 . Так, из общего списка обязанностей работодателя по охране труда 6 в отношении дистанционных работников сохраняются только три:

обеспечение санитарно-бытового и лечебно-профилактического обслуживания работников в соответствии с требованиями охраны труда, а также доставка работников, заболевших на рабочем месте, в медицинскую организацию в случае необходимости оказания им неотложной медицинской помощи;
обязательное социальное страхование работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
ознакомление работников с требованиями охраны труда.

Для дистанционного работника установлен особый режим рабочего времени и времени отдыха. «Удаленщик» может распределять свое рабочее время и отдых по собственному усмотрению, если, конечно, у работодателя нет особых пожеланий на этот счет и если иное не установлено трудовым договором 7 . Например, в договоре может быть указано, что работник обязан восемь часов в день быть в онлайн-доступе в сети Интернет или выполнять определенную работу четыре часа подряд в дневное время.
Порядок предоставления дистанционному работнику ежегодного оплачиваемого отпуска и иных видов отпусков определяется трудовым договором в соответствии с Трудовым кодексом. То есть, в отношении отпусков никаких особенностей для удаленных сотрудников новая глава не предусматривает.
Что касается расторжения трудового договора, то законодатель установил возможность предусмотреть в самом договоре основания его прекращения, помимо тех, что указаны в Трудовом кодексе. Если удаленный работник ознакомлен с приказом о прекращении трудового договора электронно, то работодатель в день расторжения данного договора обязан направить сотруднику копию приказа на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением.
Нужно отметить, что посвящение отдельной главы регулированию труда дистанционных работников в российском трудовом праве произошло впервые. В настоящее время не сформирована практика ее применения и пока рано говорить, решит ли она часто возникающие вопросы. Тем не менее это серьезный шаг к регулированию трудовых отношений удаленных сотрудников, обладающих определенной спецификой. Положительный эффект от принятия новой главы усматривается в перераспределении трудовых сил и, в частности, в регионах, где есть нехватка специалистов отдельной отрасли. Считаем, что есть и положительная тенденция для малого и среднего бизнеса. Ведь небольшие компании зачастую не могут позволить себе необходимые площади, а за счет найма дистанционных работников такая проблема может быть решена. Нельзя забывать и о мало защищенных группах граждан, к примеру, люди с ограниченными возможностями, матери, занятые уходом за маленьким ребенком. Они получают возможность трудиться официально, с расчетом на гарантии российского трудового законодательства. Новые положения закона снимают и проблему перевода сотрудников, по необходимости, из одного города в другой, а соответственно, и затрат на такой перевод.